Prozesse optimieren und automatisieren mit einer CPQ-Software

Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Innovation. Gerade in solchen Krisenzeiten sind dies wichtige Themen, denn sie tragen maßgeblich zur Kosten- und Zeitersparnis, Produktivitätssteigerung und Fehlerprävention bei. Unternehmen, die entsprechende Technologien einsetzen, können sich so einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihren Unternehmenserfolg steigern.

Eine der möglichen Lösungen zur Zielerreichung ist der Einsatz einer Configure-Price-Quote (CPQ)-Software. Mit einer solchen Software können Unternehmen schneller und effizienter auf individuelle Kundenwünsche reagieren und damit dem Trend zur Individualisierung, welcher längst auch im B2B-Bereich angekommen ist, nachkommen.

In unserem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, welche Prozesse Sie durch den Einsatz einer CPQ-Software automatisieren und beschleunigen können, um so die gewünschten Einsparungspotenziale zu erreichen.

Grundlegende Funktionen einer CPQ-Software

Eine CPQ-Software unterstützt Sie grundsätzlich bei der Konfiguration (Configure), der Kalkulation (Price) und der Angebotserstellung (Quote).

Selbst bei kundenindividuellen Produkten mit Losgröße eins werden oftmals Konditionen erwartet, die denen von Standardprodukten ähnlich sind. Doch gerade bei diesen Produkten ist es schwierig, einen gewinnbringenden Preis zu finden, zu dem der Kunde das Produkt auch abnimmt. Um diesen finden zu können, müssen sämtliche Kosten der einzelnen Bestandteile bekannt und aktuell sein. Sofern die Daten sorgfältig gepflegt sind, können Sie mit einer CPQ-Software Ihre exakten Kosten des Projektes ermitteln und einen entsprechenden Preis definieren.

Die anschließende Erstellung und Ausgabe des Angebotes, welches alle kundenindividuellen Anforderungen abbildet und zugleich Ihren Anforderungen entspricht, ist manuell ein sehr zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Eine CPQ-Software schafft auch hier Abhilfe und liefert Ihnen mit nur wenigen Klicks das gewünschte Angebot.

Da geht doch noch mehr, oder?

Die CPQ-Software calcIT bietet Ihnen noch viele weitere Möglichkeiten, die den reinen CPQ-Prozess um wichtige Funktionen und Features ergänzen. Diese werden stetig weiterentwickelt und den Kunden in regelmäßigen Releases als Update zur Verfügung gestellt.

Individuelle Kalkulationsstrukturen in Bibliotheken

Wie bereits erläutert, ist es insbesondere für die Kalkulation komplexer, kundenindividueller Produkte unerlässlich, die aktuellen Preise der einzelnen Komponenten bis hinunter zur kleinsten Schraube zu kennen. Um diese für die Kalkulation übersichtlich und strukturiert darzustellen, werden die Produktstrukturen über sogenannte, frei definierbare „Komponententypen“ abgebildet und bestehen aus individuellen Rechenregeln, Attributen, Eingabemasken und hierarchischen Beziehungen. Beispiele für Komponententypen sind Baugruppen, Materialien, Kauf- und Fertigungsteile oder Dienstleistungen.

Damit das Produkt nicht jedes Mal von Grund auf angelegt und aufgebaut werden muss, arbeitet calcIT mit Master- und Projektbibliotheken. Hier können Materialien und Baugruppen angelegt, zentral gepflegt und untereinander referenziert werden. Diese können in das jeweilige Projekt schnell per Drag & Drop übertragen und individuell geändert werden, beispielsweise hinsichtlich der Menge einzelner Komponenten.

Nehmen wir einmal an, Sie produzieren Tische. Die Grundstruktur aus Tischplatte, -beinen und Montage sowie weiteren Hilfsteilen und Dienstleistungen besteht immer. Diese wird in der Bibliothek angelegt und als Basis für Kundenprojekte genutzt. Wenn ein Kunde nun jedoch anstelle von vier Tischbeinen sechs Beine fordert, können Sie die Zahl der Tischbeine manuell ändern. Über vordefinierte Rechenregeln und Beziehungen der Elemente untereinander kann calcIT nun die Kosten neu kalkulieren und bezieht dabei weitere Kosten, die in diesem Zusammenhang entstehen, wie z. B. mehr Material- und Personalkosten, mit ein. So können Sie sicherstellen, dass Sie korrekt kalkulieren und dabei noch jede Menge Zeit einsparen, da Sie manuell lediglich kleine Anpassungen vornehmen müssen.

Intuitive Konfiguration

Eine weitere Möglichkeit, ein Projekt zu kalkulieren, besteht in der Verwendung eines Konfigurators. Ein bekanntes Beispiel kommt aus der Automobilindustrie: Dort kann man sein Wunschfahrzeug nach individuellen Vorstellungen konfigurieren und erhält direkt preisliche Anpassungen.

Der Variantenkonfigurator in calcIT funktioniert ähnlich: Auch hier wird der Nutzer Schritt für Schritt durch die Konfiguration geleitet und kann mittels Checkboxen auswählen, welche Komponenten das Produkt beinhalten soll. Über vordefinierte Regeln und Abhängigkeiten kann sichergestellt werden, dass ausschließlich Kombinationen gewählt werden, die so auch produziert werden können.

So können Ihre Vertriebsmitarbeiter direkt beim Kunden vor Ort punkten und verbindliche Aussagen zu den Produkten und deren Preisen treffen.

Umfangreiche Schnittstellen für durchgängig digitale Geschäftsprozesse

Dank umfangreichen Schnittstellen zu Drittsystemen, wie beispielsweise SAP ERP oder SAP S/4HANA, können Sie Ihren Kunden zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die voraussichtlichen Lieferzeiten, bereitstellen.

Auch Kontaktdaten und kundenindividuelle Rabatte können, z. B. mittels einer Schnittstelle zum CRM-System, an calcIT übergeben werden, sodass Sie diese nicht manuell übertragen, sondern nur an einer zentralen Stelle pflegen müssen. So können Sie Zeit einsparen, Fehler vermeiden und einen durchgängig digitalen Geschäftsprozess schaffen. Denn nur, wenn Ihre Systeme untereinander kommunizieren und die benötigten Daten abrufen können, wird der Prozess richtig effizient.

Hier setzt auch unsere Outlook-Integration an, mit der Sie E-Mails mit individuellem Inhalt an beliebige Empfänger einfach per Knopfdruck oder Rechenregel direkt aus calcIT heraus versenden können. So beschleunigen Sie beispielsweise Ihren Freigabe- und Genehmigungsprozess.

calcIT Version 2020.2 – neue Funktionen für noch effizientere Prozesse

Die seit 30. Oktober verfügbare calcIT-Version 2020.2 hält zahlreiche neue Funktionen und Features sowie umfangreiche Performanceverbesserungen für noch effizientere Prozesse bereit.
Hierzu zählt unter anderem die Möglichkeit, schnell (massenweise) Stücklisten zu ändern, indem Sie einen Excel-Report aus calcIT heraus exportieren, dort die gewünschten Änderungen vornehmen und anschließend per Knopfdruck wieder importieren können. Auch die Integration vorkonfigurierter Excel-Tabellen, welche beispielsweise fest definierte Hilfsrechnungen enthalten, einschließlich deren automatischer Berechnung sorgt für schnelle, fehlerfreie und effizientere Prozesse in der Kalkulation.

Selbstverständlich hält das neue Update noch weitere neue Funktionen bereit – diese können Sie gesammelt unserer Release-Notes entnehmen.