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Wie das Task-Management und Besprechungsberichte zum Projekterfolg beitragen

Wie das Task-Management und Besprechungsberichte zum Projekterfolg beitragen
Ob ein Projekt erfolgreich verläuft oder nicht, hängt nicht zuletzt von der Qualität des Projektmanagements ab. Denn wenn ein Projekt nicht gut geplant ist, oder die stetige Kontrolle fehlt, können Deadlines oftmals nicht eingehalten werden und mögliche Probleme werden zu spät erkannt. Die Folge ist häufig Frust auf beiden Seiten: Der Kunde ist unzufrieden und auch intern herrscht oftmals dicke Luft. Der Einsatz einer geeigneten Projektmanagement-Software hilft Ihnen dabei, diesen Frust zu vermeiden und trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei. Tipps, wie Sie in 5 Schritten die passende Software finden, erhalten Sie hier.

Ein zentrales Element des Projektmanagements ist das Task-Management, also die Planung, Verwaltung und Überwachung von Aufgabenstellungen. Ebenso wichtig sind Besprechungsberichte, da diese oftmals in einem sehr engen Zusammenhang mit dem Task-Management stehen und zur Erfolgskontrolle zugezogen werden können. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, wie ein gutes Task-Management und Gesprächsprotokolle zum Projekterfolg beitragen können und welche Vorteile Ihnen diese Funktionen darüber hinaus noch bieten.

Mehr Übersichtlichkeit und Agilität mit modernem Task-Management

Um ein Projekt zu bearbeiten, wird die große Aufgabe im Regelfall in kleinere Teilaufgaben zerlegt, welche wiederum von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Durch die Definition und Zuweisung von Aufgaben sollen diese besser geplant, verwaltet und überwacht werden können. So sind die Verantwortlichkeiten klar definiert und Abweichungen werden frühzeitig erkannt, sodass entsprechende Maßnahmen zum Gegensteuern eingeleitet werden können.

Damit das Task-Management auch wie erwartet zum Projekterfolg beitragen kann, sollten Sie einige Dinge beachten. Besonders wichtig ist, dass Sie die Aufgaben klar, eindeutig und nachvollziehbar formulieren. Andernfalls können zahlreiche Rückfragen aufkommen oder – noch schlimmer – die Aufgabe wird nicht wie angedacht erfüllt. Auch eine eindeutige Terminierung sowie eine Priorisierung sind unerlässlich, denn oftmals bauen einzelne Teilaufgaben aufeinander auf.

Nützliche Funktionen für effektives Task-Management

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Statusanzeigen zur Dokumentation des Fortschritts helfen, den Überblick zu bewahren. Die Angabe eines Fertigstellungsgrades in Prozent ist hierbei am Eindeutigsten.

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Automatische Reminder, die kurz vor der Fälligkeit eine Benachrichtigung in Form einer Push-Nachricht oder als E-Mail an den Verantwortlichen versendet werden. So wird der Bearbeiter nochmals an die anstehende Aufgabenfälligkeit erinnert und kann diese noch fertig stellen.

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Der Upload von Anhängen, wie beispielsweise Verträge oder sonstige wichtige Informationen, gewährleistet, dass alle wichtigen Dokumente direkt innerhalb der Aufgabe festgehalten werden können. So gehören langwierige Suchen der Vergangenheit an. Auch im Falle von Krankheit oder Urlaub erhält der neue Verantwortliche alle relevanten Informationen direkt auf einen Blick.

Wenn Ihre Mitarbeiter von dem Task-Management überzeugt sind und die Aufgaben einschließlich Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdatum verständlich kommuniziert werden, können Sie Ihre Projekte deutlich beschleunigen. Durch das Task-Management gehören Post-its und lange E-Mail-Konversationen der Vergangenheit an. Darüber hinaus profitieren Sie von den nachfolgenden Vorteilen:

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Die Aufgaben sind klar nachvollziehbar und übersichtlich dargestellt. Oftmals gibt es ein Dashboard, in dem Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Aufgaben sowie deren Fälligkeit und Verantwortlichkeit auf einen Blick erkennen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Reports zu erstellen und diese in unterschiedlichen Datei-Formaten auszugeben.

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Eine Delegation der Aufgaben erfolgt einfach und schnell per Mausklick. Die nun verantwortliche Person wird direkt per Benachrichtigung informiert. So können Sie sich lange Kommunikationswege sparen.

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Fristen können einfach festgelegt und durch die Angabe eines Fertigstellungsgrades leichter überwacht werden.

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Durch die Koordination einzelner Aufgaben bleiben Sie agil und können schneller auf Veränderungen reagieren. Sie erkennen direkt, welche Aufgaben von den Änderungen betroffen sein könnten und haben die Möglichkeit, diese anzupassen.

Bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle mit Besprechungsberichten

In einem engen Zusammenhang mit dem Task-Management stehen die Besprechungsberichte. Das Verfassen von Meeting-Protokollen ist von elementarer Bedeutung, denn nur so können besprochene Dinge festgehalten und auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden. Damit dies möglich ist, sollte das Protokoll direkt während der Besprechung verfasst und im Anschluss an die Teilnehmer verschickt werden.

Im Protokoll werden sämtliche Themen, die gemäß der Agenda behandelt werden sollen, als Tagesordnungspunkte (TOP) notiert. Alles, was zu diesen Themen besprochen wird, wird dann vom Protokollierenden festgehalten. Hierzu gehören beispielsweise auch Verantwortlichkeiten und Deadlines, welche wiederum wichtig für das Task-Management sind. Anhand des Protokolls kann somit auch kontrolliert werden, ob die Aufgaben und Ziele wie geplant umgesetzt wurden, oder ob es hier Abweichungen gibt. 

Übersichtliches Projektmanagement mit calcIT

Mit der flexiblen CPQ- und Projektmanagement-Software calcIT können Sie einen transparenten Gesamtprozess schaffen und Ihre Prozesse automatisieren. Dabei sind auch wichtige Projektmanagement-Funktionen, wie beispielsweise das Task-Management und die Besprechungsberichte, integriert.

Behalten Sie mit individuellen Status-Reports über sämtliche Teilaufgaben und Verantwortlichkeiten den Überblick und gliedern Sie Ihre Aufgaben beliebig tief. Dabei können Sie auch sämtliche Dokumente hinterlegen, wie beispielsweise Protokolle. Diese können schnell und einfach in Ihrer Firmen-CI erstellt werden, als Word- oder PDF-Datei ausgegeben und beispielsweise an Ihre Kunden versendet werden. Auch die oftmals unbeliebte Frage, wer das Protokoll schreibt, kann mit calcIT einfacher beantwortet werden, denn hier können dank der Aktualisierung in Echtzeit mehrere Personen gleichzeitig am Protokoll arbeiten. Durch die Möglichkeit, direkt aus den Besprechungsprotokollen heraus Aufgaben zu erstellen und diese zu delegieren, profitieren Sie von einer enormen Zeitersparnis und vermeiden Systembrüche.

Sie möchten von den zahlreichen Vorteilen des Task-Managements profitieren und Besprechungsberichte zukünftig schneller in Ihrer Firmen-CI erstellen?  Kontaktieren Sie uns gerne. Unsere Experten beraten Sie individuell, kostenfrei und unverbindlich.

Über den Autor

Isabelle Maier

Mit meinen Beiträgen möchte ich unseren Lesern IT-Fachwissen kompakt vermitteln und gemeinsam neue Trends entdecken.

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