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SAP-Einkaufsinfosätze massenhaft in Microsoft Excel pflegen

SAP-Einkaufsinfosätze massenhaft in Microsoft Excel pflegen
Je mehr Datensätze, desto zeitintensiver ist der manuelle Aufwand der Pflege von Infosätzen, Konditionen und Orderbüchern im SAP-System. Durch regelmäßige Preisänderungen können Lieferanten plötzlich nicht mehr optimal sein und als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Einkauf eines Unternehmens kann man da schon mal schnell den Überblick verlieren.
Um die besten Beschaffungsentscheidungen treffen zu können, müssen alle Datensätze jederzeit auf dem aktuellsten Stand sein. Eine schnelle massenhafte Pflege von vielen Datensätzen schafft hier Abhilfe.

Im SAP-Standard können Infosätze zwar teilweise als Masse gepflegt werden, lassen aber dennoch einige Wünsche offen. Individuelle Anpassungen, Datenüberprüfungen, schneller Import und Export von Infosatzdaten oder auch kundenspezifische Vorlagen der Infosätze sind nicht gegeben.

Warum eine Massenpflege sinnvoll ist:

Eine Massenpflege ist besonders sinnvoll und auch empfehlenswert, wenn regelmäßige Preisänderungen und auch Stammdatenanpassungen vollzogen werden müssen. Der manuelle Zeitaufwand ist hierbei besonders hoch, selbst wenn sich Ihre Einkaufspreise nur einmal im Jahr ändern.

Auch bei der Anlage neuer Infosätze können Sie Zeit einsparen, da für ein neues Lieferantenmaterial ein großer Teil der Daten exakt übernommen werden kann. Somit müssen schon vorhandene Daten nicht nochmals manuell eingepflegt werden. Eine Kopierfunktion bietet der SAP-Standard nämlich leider nicht an.

Funktionsweise SAP AddOn Einkaufsinfosatz-Cockpit by abilis

Das SAP AddOn Einkaufsinfosatz-Cockpit by abilis ermöglicht es Ihnen, Infosätze, Texte und Konditionen massenhaft, egal ob mit oder ohne Staffeln, entweder direkt im SAP-System oder in einer CSV-Datei (nach dem Download in MS Excel) zu pflegen. Des Weiteren können jegliche Orderbücher individuell von Ihnen gepflegt werden.

In der Download-Datei werden Ihre Daten übersichtlich mit Kurz- und Langtexten (Vorgangsbezeichnung und Transaktionsnummer) für eine bessere Orientierung dargestellt. Arbeiten Sie nun wie gewohnt in Excel und kopieren oder löschen Sie Daten.

Import, Export und Bearbeitung der Daten

Mit dem SAP AddOn erhalten Sie einen eigenen Reiter in der SAP-Maske, in der Sie Infosätze oder Konditionen in Form einer CSV-Datei (Microsoft Excel) hochladen können. Wir empfehlen dabei eine Datei auf Vorlage eines Downloads aus dem SAP-System zu erstellen und diese immer beizubehalten. So können keine Datenfehler entstehen.

Die zusätzlichen Reiter der SAP-Maske entwickeln wir im abilis-Namensraum, dadurch stehen Ihnen alle Funktionalitäten auch nach einem Systemupdate weiterhin zur Verfügung.

Datenüberprüfung

Zunächst erhalten Sie eine klare Übersicht der eingelesenen Daten zur erneuten Kontrolle. Durch automatische Plausibilitätsprüfungen, bzw. Simulationsläufe, werden manuell eingeschlichene Fehler vermieden. Bei den Simulationsläufen werden alle Programmlogiken durchlaufen, ohne tatsächliche Verbuchung der Daten. Selbstverständlich haben Sie nun die Möglichkeit, alle getätigten Änderungen vor der tatsächlichen Anlage zu testen und erst dann zu speichern.

Festlegung der Kriterien und spezifische Gewichtung

Auf Basis der Infosätze können Sie Ihre Orderbücher pflegen. Dabei können drei Kriterien für die Wahl des besten Lieferanten berücksichtigt werden: Preis, Lieferzeitpunkt und Lieferantenbeurteilung. Die Lieferantenbeurteilung kann auf Basis der Gesamtnote oder mit komplett freier Gewichtung einzelner Noten der Hauptkriterien herangezogen werden. Sie erhalten die besten ermittelten Beschaffungsalternativen und können sich über einen Klick die Datensätze mit allen Vergleichswerten anzeigen lassen.

Die Anzahl der zu pflegenden Bezugsquellen sowie die Art der Pflege kann ganz individuell im SAP Customizing eingestellt werden. Sparen Sie sich zudem versehentliche Bearbeitungen, in dem Sie vor der Pflege die aktuelle Situation im Orderbuch einsehen.

Individuelles Customizing der Infosätze

Sie können die Infosatzdateien ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen lassen. Dabei können unter anderem folgende Kriterien vorgenommen werden: Darstellungsweise und Aufbau der Infosätze, eingesetzte Währungen sowie Hinterlegen von Ausgabe- und Verarbeitungslogiken.

Vorteile mit dem SAP AddOn Einkaufsinfosatz-Cockpit by abilis

Mit dem SAP AddOn Einkaufsinfosatz-Cockpit wird der Zeitaufwand für den Import und Export Ihrer Daten enorm reduziert. Dabei werden durch die automatisierte Datenüberprüfung zudem Fehler vermieden. Durch mögliche individuelle Anpassungen können Sie immer auf dem aktuellsten Stand bleiben, was neue Regelungen innerhalb Ihres Unternehmens und rechtliche Neuheiten betrifft. Des Weiteren profitieren Sie von folgenden Funktionen und Mehrwerten:

  • Massenpflege von verschiedensten Datensätzen: Mit diesem SAP AddOn können Sie sowohl Infosätze als auch Konditionen massenhaft anlegen, kopieren und auch bei Bedarf ändern, bzw. löschen.
  • Automatische Massenpflege von Orderbüchern: Die Massenpflege von Orderbüchern erfolgt nach kundenindividuellen Kriterien, wie z. B. bester Preis, kürzeste Lieferzeit oder auch nach einer Lieferantenbeurteilung. Sprechen Sie uns gerne an und wir setzen Ihre Wünsche um.
  • Gezielte Suche: Sie haben die Möglichkeit schnell und gezielt nach abgelaufenen oder fehlenden Konditionen zu suchen.
  • Statusübersicht: Sie erhalten eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Status, wie beispielsweise die Information, wenn der Gültigkeitszeitraum von Preiskonditionen abgelaufen ist.
  • Durchführung von Simulationsläufen: Mit der Einführung dieses SAP AddOns erhalten Sie die Möglichkeit der Durchführung von Simulationsläufen, um Fehleingaben vor der tatsächlichen Pflege zu identifizieren und beheben.
  • Einfache Pflege in MS Excel: Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum Sie mit unserem SAP AddOn Ihre Datensätze nicht direkt im SAP-System pflegen. Bei 50 Infosätzen wäre dies sicherlich die sinnvollere Funktionsweise, jedoch sieht die Realität häufig anders aus. Und mit Microsoft Excel (was ohnehin so gut wie jedes Unternehmen im Einsatz hat) ist die Bedienung deutlich einfacher und schneller.
  • Kein Lizenzkauf notwendig: Für die Nutzung des SAP AddOns müssen keine SAP-Lizenzen hinzugekauft werden – Sie können die Funktionalitäten SAP-integriert sofort nutzen.

Sie haben schon SAP S/4HANA im Einsatz oder sind gerade in der Umstellungsphase? Kein Problem, wir können gerne das SAP AddOn schon direkt in Ihr SAP-S/4HANA-System integrieren oder zunächst bei Ihrem ECC einführen und später in Ihr S/4HANA-System umziehen.

Gerne können Sie sich in unserem SAP AddOnStore zum Einkaufsinfosatz-Cockpit weiter informieren oder ein individuelles Webinar mit unseren SAP-Experten vereinbaren, in dem sie Ihnen die Funktionsweise direkt im SAP-System zeigen. Sprechen Sie uns zudem gerne an, wenn Sie weitere Fragen haben oder auch noch zusätzliche Materialien erhalten möchten.

Über den Autor

Katharina Lutz

Durch einfach erklärtes Fachwissen möchte ich unseren Leserinnen und Lesern die Welt der SAP-Technologien und der Digitalisierung näher bringen.

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