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Microsoft Teams – mehr als nur ein Videochat

Microsoft Teams – mehr als nur ein Videochat

Das Thema Home-Office und mobiles Arbeiten gewinnt mehr und mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen haben daher aktuell bereits Microsoft Teams eingeführt und auch im Einsatz. Denn Microsoft Teams ist Bestandteil zahlreicher Microsoft 365 Abonnements und ist eine zentrale Plattform für die interne und externe Zusammenarbeit sowie Kommunikation. Oftmals wird das Tool jedoch ausschließlich zur Kommunikation per Chat oder Videochat verwendet. Was viele nicht wissen ist, dass Teams aber einige weitere Funktionen bietet, mit denen sich die Zusammenarbeit im Team noch einfacher gestalten lässt.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen daher die Funktionen von Microsoft Teams näherbringen und Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Geschäftsalltag angenehmer gestalten können.

Chat

Natürlich bietet Teams eine Chat-Funktion. Darüber können Sie sich bequem und zügig mit Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen, wodurch sich die Anzahl von E-Mails deutlich verringern lässt. Sie haben dabei die Möglichkeit, in Einzel- oder Gruppenchats zu kommunizieren und Dateien zu versenden. In jedem Chat steht Ihnen außerdem eine Dashboard-Ansicht zur Verfügung. Hierüber erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf alle in diesem Chat geteilten Elemente. Diese sind übersichtlich in Kategorien, wie z. B. Dateien, Fotos oder Links unterteilt und können so schnell wiedergefunden werden.

Onlinebesprechungen

Sie können über Microsoft Teams Videokonferenzen, Audiokonferenzen, aber auch Webinare mit mehreren hundert Teilnehmern durchführen. An Ihren Konferenzen können auch Personen von außerhalb Ihres Unternehmens teilnehmen. Während der Konferenzen können Sie z. B. Ihren Bildschirm freigeben und so Ihre Inhalte mit den Teilnehmern teilen und die Besprechung aufzeichnen. So können Sie sich von überall mit Ihren Kollegen persönlich austauschen und auch die Arbeitskollegen, die gerade nicht teilnehmen, können die Besprechung im Nachgang ansehen.

Teamarbeit

In sogenannten Teams können Sie ganz einfach in einer Gruppe zusammenarbeiten, dort wichtige Informationen gebündelt einsehen und sich austauschen. Denn die Mitglieder eines Teams haben alle Zugriff auf die Elemente (z. B. Dateien oder Beiträge) des Teams.
Sie können außerdem innerhalb Ihres Teams Aufgaben an die Gruppenmitglieder verteilen und To-dos festlegen. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über alle offenen Aufgaben und können sehen, was bereits erledigt ist.

Außerdem bietet Microsoft Teams die Funktion, dass mehrere Personen zeitgleich an einem Office-Dokument (wie z. B. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien) zusammenarbeiten können. Sie können somit parallel mit einem (oder mehreren) Kollegen an einem Dokument arbeiten und sehen in Echtzeit die vorgenommenen Änderungen der Anderen. Sie brauchen sich zudem keine Gedanken über das Speichern der Dokumente machen, denn es findet automatisch regelmäßig eine Speicherung statt, sodass jederzeit die aktuellste Version vorhanden ist. Im Hintergrund werden zudem automatisch frühere Versionen des Dokuments gespeichert, sodass Sie später wieder auf diese Versionen zurückgreifen können.

Wenn Sie beispielsweise Feedback von einem Ihrer Kollegen zu einem Dokument benötigen, haben Sie die Möglichkeit, anstatt eine Mail zu verfassen und die Datei anzuhängen, einfach direkt in Teams eine Unterhaltung zu starten. Somit haben Sie die Rückmeldung Ihres Kollegen und das Dokument gebündelt an einem Ort und auch die anderen Teammitglieder können jederzeit den neuesten Stand verfolgen und die Kommentare einsehen.

Des Weiteren wird bei der Erstellung eines Teams automatisch ein Kanal angelegt. Dies sind besondere Abschnitte in einem Team. In diesen Teamkanälen sind Unterhaltungen, z. B. nach spezifischen Themen und Projekten oder anderen relevanten Aspekten, organisiert. Die Teammitglieder können in diesen Kanälen so kommunizieren, dass der Verlauf für jedes Mitglied einsehbar ist.

Standortunabhängigkeit

Teams ist entweder als Desktop-Anwendung auf Ihrem Geschäftscomputer oder auch als Mobile-App oder im Browser verfügbar. Wenn Sie von unterwegs über Teams erreichbar sein möchten, können Sie z. B. die App auf Ihrem Mobilgerät installieren oder sich über den Browser anmelden. So können Sie unabhängig von Ihrem Standort mit Ihren Arbeitskollegen kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

Erweiterungen

Für die Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams stehen aktuell bereits über 50 Apps und Konnektoren zur Verfügung. So können Sie beispielsweise Applikationen wie SharePoint, den Microsoft Planner oder aber Microsoft Lists mit einbinden. Dadurch können Sie z. B. Ihr Projektmanagement effizienter gestaltet oder Listen erstellt und aufbauen, um Informationen grafisch darzustellen.

Falls Sie mehr über Microsoft Teams erfahren möchten und die Funktionen ausführlicher erklärt bekommen möchten, können Sie sich sehr gerne zu unserem kostenlosen Webinar zum Thema
„Microsoft Teams ist eingeführt – was nun?“ anmelden. Unser Microsoft-Experte wird Ihnen in dieser Veranstaltung einen Einblick in Teams geben und Ihnen sehr gerne Ihre Fragen beantworten.

Über den Autor

Laura Derkum

Ich möchte unseren Lesern mit meinen Beiträgen einen Einblick in aktuelle SAP- und IT-Bereiche geben und komplexe Themen verständlicher machen.

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