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Beschaffung und Bestandsführung in SAP – so optimieren Sie Ihr System

Beschaffung und Bestandsführung in SAP – so optimieren Sie Ihr System

Digitalisierung, Prozessautomatisierung, Innovation. Drei Themen, mit denen sich Unternehmen beschäftigen sollten, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei spielt der Einkauf eine besonders wichtige Rolle, denn er ist die Schnittstelle sämtlicher interner Abteilungen im Unternehmen sowie externer Lieferanten, Kunden und Partnern.

Der Einkauf ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen und das wurde in den letzten Monaten besonders deutlich. Corona-bedingt haben sich viele Faktoren in Lieferketten kurzfristig geändert und darauf musste reagiert werden. Um Mitarbeitern im Einkauf den Freiraum zu schaffen, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und mit einer durchdachten Strategie auf sich kurzfristig ändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können, sollten manuelle Beschaffungsprozesse weitgehend automatisiert werden.

Im SAP-Standard wird die Automatisierung wichtiger Beschaffungsprozesse jedoch nicht durchgängig unterstützt. Das zeigt sich beispielsweise darin, dass die Massenanlage von Infosätzen nicht möglich ist und Kennzahlen zur Steuerung von Beschaffungsprozessen in unterschiedlichen Applikationen implementiert sind.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr SAP-System im Bereich Beschaffung und Bestandsführung optimieren können und welche Neuerungen SAP S/4HANA in diesem Bereich zu bieten hat.

Mehr Flexibilität und Effizienz durch gezieltes Customizing

Die Teilbereiche Beschaffung und Bestandsführung sind zusammen mit allen anderen Prozessen der Materialwirtschaft in SAP ERP unter dem Modul Material-Management (kurz MM) beheimatet. Das SAP-Modul MM ist damit die Lösung, um interne Beschaffungs-sowie externe Einkaufsprozesse im Unternehmen abzubilden – quasi die Grundlage für ein ganzheitliches Materialmanagement.

Durch die zentrale Rolle der Materialwirtschaft im Unternehmen ist das SAP-Modul MM mit anderen SAP-Modulen, wie beispielsweise mit der Finanzbuchhaltung oder dem Controlling, verknüpft. So ist es möglich, dass Materialbestände automatisiert in die Finanzbuchhaltung integriert werden und die Rechnungsprüfung auf Basis der Warenein- und ausgänge erfolgen kann.

Damit sämtliche Prozesse in diesem Bereich fehlerfrei ausgeführt werden und Unternehmen ressourcenschonend und effizient arbeiten können, ist es wichtig, manuelle Aufgaben so gut wie möglich mithilfe von Workflows und automatisierter Datenübertragung zu optimieren. Eine saubere Planung der Materialbestände und die genaue Dokumentation der Warenbewegungen sind dabei Grundvoraussetzungen.

Häufig bietet der SAP-Standard jedoch nicht genau die Prozessabläufe, die sich Unternehmen idealerweise vorstellen – der SAP-Standard bietet eben nur die Grundlage für Prozesse im Materialmanagement, die durch gezieltes Customizing verbessert werden können. Neben Customizing sind auch User Exits und SAP-Zusatzentwicklungen Optionen, Ihr SAP-System nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.

Zusatzlösungen für optimierte Prozesse in SAP

Als zertifizierter SAP-Goldpartner hat die abilis GmbH zahlreiche solcher Zusatzlösungen für effizientere SAP-Systeme entwickelt. Finden können Sie die vielfach erprobten Lösungen in unserem AddOnStore, die allesamt nicht nur für SAP-ERP-Systeme, sondern auch für SAP S/4HANA geeignet sind. Um Ihnen einen kleinen Überblick unserer Lösungen zu verschaffen, stellen wir Ihnen hier einige AddOns für den Bereich Beschaffung und Bestandsführung vor.

Zentrale Massenpflege von Infosätzen

Dass die Massenpflege von Infosätzen im SAP-Standard nicht uneingeschränkt möglich ist, wurde zu Beginn des Beitrags bereits kurz angeschnitten. Die Pflege der Datensätze kann im SAP-Standard sehr zeitaufwendig sein, ist jedoch notwendig, da die Orderbücher immer auf dem aktuellsten Stand sein müssen, damit Ihre Mitarbeiter systemgestützt die optimale Einkaufsentscheidung treffen können. Das Einkaufsinfosatz-Cockpit ist die Lösung zur massenhaften Pflege kompletter Infosätze, Konditionen und Texten sowie der individuellen Pflege von Orderbüchern durch den Upload einer CSV-Datei. Durch Logikprüfungen und eine Simulationsfunktion beim Upload werden Fehler minimiert und Ihre Mitarbeiter können innerhalb kürzester Zeit den idealen Lieferanten ermitteln.

Automatisierte und aktuelle Bestellbestätigungsdaten

Für mehr Effizienz sowie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis sorgt auch das SAP AddOn Automatische Bestellbestätigungen via AIF (Adobe Interactive Forms). Lieferantenseitige Bestellbestätigungen sind für Unternehmen zwangsläufig wichtig. Jedoch ist dies häufig ein mühseliger Prozess, da Bestellbestätigungen auf verschiedenen Wegen, wie beispielsweise per Post, E-Mail oder Fax eingehen und die Daten dann manuell im SAP-System eingepflegt werden müssen. Das SAP AddOn Automatische Bestellbestätigungen via AIF bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Lieferanten interaktive Formulare per E-Mail bereitzustellen, welche dann direkt bearbeitet werden können. Das minimiert den manuellen Aufwand der Datenpflege und Ihr Lieferant kann wichtige Informationen, wie Lieferdaten, Bestellnummern oder Preise direkt in das Formular einpflegen.

Bestellanforderungen terminiert und auf Basis des Kalenders durchführen

Heutzutage müssen Beschaffungsprozesse straff organisiert und optimiert sein, da sonst die Gefahr besteht, den Kunden bei zu später Lieferung an einen Wettbewerber zu verlieren. Geplante Lieferzeiten können allerdings aufgrund von Feiertagen, Betriebsferien oder sonstiger außergewöhnlicher Situationen nicht immer eingehalten werden. Damit es aufgrund von fehlerhafter Planung nicht zu Engpässen kommt, bietet Ihnen das SAP AddOn Terminierung Bestellanforderungen mit Lieferantenkalender eine unkomplizierte Möglichkeit, relevante Beschaffungsprozesse optimal zu terminieren. Dazu gehören neben dem Liefer- und Freigabedatum auch das Datum zum Verschiffen der Ware, wodurch die Sonderfälle auch bei Ihren Logistikdienstleistern berücksichtigt werden.

Optimierung des Beschaffungszyklus mit SAP Ariba

SAP Ariba ist zwar kein ins SAP-System integriertes AddOn, bietet jedoch ebenfalls erhebliches Potenzial, die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse in ihrem Unternehmen zu verbessern. Ariba ist ein B2B-Marktplatz und errichtet Interessenten, Lieferanten und Produzenten gleichsam eine Kommunikationsplattform. Die cloudbasierte Lösung schafft mit dem Ariba Network eine intuitive Benutzeroberfläche um Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu vereinfachen. Neben Möglichkeiten zur Führung von Verhandlungen, einem Kundenmanagement und der Katalogfunktion, werden über Ariba auch Rechnungen übersichtlich dargestellt. Der strategische Einkauf lässt sich mit geringem Aufwand für jegliche Art von Waren und Dienstleistungen optimal steuern. Weitere Vorteile und Funktionen von SAP Ariba stellen wir Ihnen in unserem Blogbeitrag nächste Woche vor.

SAP S/4HANA – viel Potential für den Beschaffungsprozess

SAP S/4HANA ist für die meisten Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, längst zum Thema geworden. Da der Support für das alte SAP-ERP-System 2027 ausläuft, ist es notwendig, dass SAP-Kunden bis dahin auf SAP S/4HANA migrieren. Doch wie sieht der Prozess von Beschaffung und Bestandsführung in SAP S/4HANA aus?

In SAP S/4HANA werden strategischer Einkauf und operative Beschaffung unter Sourcing and Procurement (kurz S&P) vereint. Dabei übernimmt Sourcing and Procurement nicht nur alle Funktionen aus dem Modul SAP MM-PUR, sondern erweitert diese um die Eigenschaften, die im ERP-System unter dem Modul SAP Supplier Relationship Management (kurz SAP SRM) angesiedelt waren. Damit wird Sourcing and Procurement also zum Nachfolger der Module SAP MM-PUR und SAP SRM.

Insgesamt vereinfacht sich der Einkauf mit SAP S/4HANA Sourcing and Procurement deutlich. Informationen zu Bestellungen, Lieferanten und Konditionen sind zentral hinterlegt, sodass Ihre Mitarbeiter Datensätze nicht mehr ständig kontrollieren müssen. Außerdem lassen sich individuelle Freigabeworkflows sowie Compliance- und Governance-Regeln festlegen, womit Sie beispielsweise Ausgabenlimits definieren können.

Dank Echtzeit-Bestandsprüfungen haben Ihre Mitarbeiter stets einen Überblick darüber, ob eine Bestellung notwendig ist. Neu in SAP S/4HANA Sourcing and Procurement ist auch die Integration von Machine Learning. So können zum Beispiel frühzeitige Vorhersagen über den Bedarf von künftigen Materialien und Dienstleistungen getroffen werden.

Schaffen Sie Ihren Einkäufern den Freiraum, sich auf die wesentlichen strategischen Aufgaben zu konzentrieren und optimieren Sie Ihr SAP-ERP- oder S/4HANA-System mit gezieltem Customizing und effizienzsteigernden AddOns. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne, um Ihre Systeme und damit den Erfolg ihres Unternehmens weiter voranzutreiben.

Über den Autor

Lina Schaefer

Durch Einblicke in aktuelle Themen der IT sollen Trends & Entwicklungen durch unsere Beiträge leichter verständlich und für jeden zugänglich gemacht werden.

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