E-Rechnungspflicht im B2B

Die E-Rechnungspflicht im deutschen B2B ist in Kraft. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt in Stufen und gilt spätestens ab 2028 für alle.

Wer im inländischen Geschäft Rechnungen schreibt oder empfängt, kommt an der E-Rechnung nicht mehr vorbei. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen Pflicht. Die Ausstellungspflicht läuft über Übergangsfristen und wird 2027 für umsatzstärkere Unternehmen, 2028 für alle übrigen verbindlich. Ein PDF per E-Mail reicht dafür nicht.

Grundlage sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen im Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat nach dem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 zugestimmt hat. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in seinen FAQ präzisiert, Stand März 2026. Für die Praxis zählt weniger der Gesetzestext als die konkrete Frage: Können wir eine EN-16931-Rechnung annehmen, prüfen, buchen und revisionssicher ablegen, und können wir sie selbst erzeugen und versenden?

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 und der Syntaxliste der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Sie muss elektronisch übermittelt und empfangen werden und eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen.

Papierrechnungen und unstrukturierte Dateien gelten als sonstige Rechnungen. Dazu gehören ein reines PDF, ein Scan, JPG oder TIFF, auch wenn sie per E-Mail kommen. Wer solche Dateien weiter als „E-Rechnung“ bezeichnet, arbeitet mit der alten Definition.

Drei Formate sind in der deutschen Praxis relevant:

• XRechnung ist ein reines XML-Format aus dem B2G-Bereich. Es enthält kein visuelles Abbild. Fachbereiche brauchen deshalb eine Darstellung im Zielsystem oder einen Viewer.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, international Factur-X, ist ein Hybrid. Ein PDF/A-3 trägt den visuellen Beleg, eingebettet liegt der XML-Datensatz nach EN 16931. Für viele Unternehmen der pragmatische Einstieg, weil Buchhaltung und Fachbereich dieselbe Datei nutzen können.
• EDI bleibt zulässig, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig extrahiert werden können und das Verfahren mit EN 16931 interoperabel ist. Nicht konforme EDI-Strecken sind nur noch übergangsweise erlaubt.

Der Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. E-Mail, ein Lieferantenportal, Peppol oder ein anderer elektronischer Kanal erfüllen die Pflicht, solange das Format stimmt.

Die Empfangspflicht ist der engere Termin, weil sie keine Übergangsfrist hat. Viele Häuser können eine XML-Datei technisch entgegennehmen und legen sie trotzdem wie ein PDF ab. Das erfüllt die Archivierung, nicht aber die Idee der strukturierten Verarbeitung, und es skaliert nicht, sobald das Volumen steigt. Fünf Punkte sind in der Einführung entscheidend:

1. Empfangskanal festlegen. Eine zentrale Rechnungsadresse, ein Portal oder Peppol. Mehrere parallele Wege sind zulässig, brauchen aber eine klare Zuständigkeit, sonst liegen E-Rechnungen in persönlichen Postfächern.
2. Format erkennen, nicht nur Datei öffnen. XRechnung, ZUGFeRD und EDI müssen ausgelesen, gegen die Pflichtangaben geprüft und den SAP-Feldern zugeordnet werden. Ein Viewer allein ist keine Verarbeitung.
3. Bestand schützen. Papier, PDF und E-Rechnung laufen noch Jahre parallel. Der Eingangsprozess muss alle drei ohne Medienbruch in dieselbe Prüfung, Kontierung und Freigabe führen.
4. Ausgang nicht erst 2026 planen. Für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist der 1. Januar 2027 der harte Termin. Stammdaten, Steuerkennzeichen, Leitweg- oder Leitweg-ähnliche Referenzen, Anlagen und Gutschriften müssen vorher im Testlauf sitzen.
5. Archiv und Verfahrensdokumentation mitziehen. Die strukturierte Datei ist aufzubewahren, nicht nur das Sichtdokument. Die Verfahrensdokumentation sollte Empfang, Validierung, Zuordnung und Aufbewahrung beschreiben.

Typische Lücken in Projekten sind unvollständige Kreditorenstammdaten, Gutschriften und Anzahlungen außerhalb des Standards, Sammelrechnungen mit abweichenden Steuerfällen und EDI-Altstrecken, die zwar Daten liefern, aber nicht EN-16931-interoperabel sind. Wer das erst im Dezember testet, hat keine Reserve für Mapping und Freigabe.

Deutschland ist spät dran, nicht früh. Italien hat die B2B-E-Rechnung 2019 mit FatturaPA verpflichtend gemacht. Frankreich, Polen, Belgien, Rumänien und weitere Mitgliedstaaten haben eigene Formate und Meldewege, von Factur-X und Peppol BIS über KSeF bis zu nationalen CIUS-Profilen. Außerhalb der EU gelten eigene Vorgaben, etwa in der Türkei, in Norwegen oder in der Schweiz.

Auf EU-Ebene ist das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen. Der Rat hat die Richtlinie am 11. März 2025 angenommen, sie ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Für den Rechnungsprozess sind drei Daten entscheidend:

• Ab dem 1. Juli 2030 werden grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU digital meldepflichtig. Grundlage ist die E-Rechnung nach EN 16931. Die Meldung soll innerhalb von zehn Tagen nach Ausstellung erfolgen.
• E-Invoicing wird zum Standardverfahren der Rechnungsstellung.
• Mitgliedstaaten mit einem eigenen inländischen Meldesystem müssen es bis zum 1. Januar 2035 an das EU-Modell anpassen.

Deutschland plant ein nationales Meldesystem, zeitlich an ViDA ausgerichtet. Die E-Rechnung ist damit nicht das Endziel, sondern die Datenbasis für die Meldung. Wer heute nur ein PDF erzeugt und die XML-Datei daneben ablegt, muss den Prozess für 2030 ein zweites Mal bauen. Wer Erstellung, Validierung, Versand und Empfang schon strukturiert im Bestandssystem hat, ergänzt später im Wesentlichen den Meldeweg.

Die beiden Richtungen lassen sich in SAP trennen und trotzdem in einem Prozess führen.

Der billingMONITOR erstellt und versendet ausgehende E-Rechnungen direkt aus SAP. Aus der SAP-Rechnung wird eine gültige E-Rechnung nach EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, inklusive XML-Datensatz. Versand, Status und Nachbearbeitung laufen über ein zentrales Cockpit, auf Wunsch vollautomatisch. Damit ist der Ausgang nicht ein nachgelagerter Konverter, sondern Teil der Fakturierung. Das wird relevant, sobald 2027 die Ausstellungspflicht für umsatzstärkere Unternehmen greift und später internationale Formate dazukommen.

Die invoiceLINE verarbeitet eingehende Rechnungen inside SAP. Das E-Rechnungsmodul liest strukturierte Formate ohne Medienbruch aus. Die Freiform-Erkennung mappt die XML-Daten in die SAP-Felder, bei gescannten und elektronischen PDFs ebenso. Die Lösung ist SAP-zertifiziert für ECC 6.0 und S/4HANA. Neben EN 16931, XML und ZUGFeRD lassen sich EDI, IDoc und Papier im selben Eingang führen, inklusive Anbindung an Netzwerke wie Peppol. Erkennung, Zuordnung, Vorerfassung und Buchung nach Freigabe bleiben in einem System.

Zusammen decken beide den Austausch ab: Erstellung und Versand mit dem billingMONITOR, Empfang, Prüfung und Buchung mit der invoiceLINE. Länderspezifische Formate und der spätere Meldeweg lassen sich darauf aufsetzen, statt je Land ein eigenes Tool einzuführen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen klaren Überblick über die bereits geltende E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich geben, über die nächsten Ausstellungspflichten und über das, was mit ViDA auf europäischer Ebene folgt. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Fragen zur Umsetzung haben. Unsere Expertinnen und Experten aus der Prozessautomatisierung inside SAP unterstützen Sie dabei, Empfang und Versand rechtssicher in SAP abzubilden.