E-Invoicing in Europa

Die deutsche Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 ist nur eine von mehreren parallelen Regeln. Belgien und Polen haben 2026 die Ausstellung strukturierter Rechnungen verpflichtend gemacht, Frankreich ist am 1. September 2026 in die erste Stufe gegangen, Italien und Rumänien sind schon länger live. Ab dem 1. Juli 2030 kommt mit ViDA die EU-weite Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze dazu.

Für international tätige Unternehmen reicht ein deutsches XRechnung- oder ZUGFeRD-Projekt deshalb nicht. Entscheidend ist, welches Land den Umsatz als inländisch ansieht, welches Format gilt und ob die Rechnung über ein Netzwerk, eine akkreditierte Plattform oder eine zentrale Clearingstelle der Finanzverwaltung laufen muss.

Überall gilt: Eine Bilddatei oder ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Darüber hinaus unterscheiden sich die Modelle.

• Post-Audit, dezentral:
  Die Rechnung geht vom Sender an den Empfänger, die Finanzverwaltung prüft später. So ist Deutschland organisiert. Format nach EN 16931, Übertragungsweg nicht vorgeschrieben.
• Vier-Corner mit Netzwerk:
  Der Versand läuft über zertifizierte Access Points, meist Peppol. Belgien nutzt dieses Modell mit Peppol BIS Billing 3.0.
• Fünf-Corner mit Plattform:
  Frankreich schreibt akkreditierte Plateformes Agréées vor. Die Rechnung läuft nicht direkt von Unternehmen zu Unternehmen.
• Clearance:
  Die Rechnung muss vor oder bei der Ausstellung durch ein staatliches System. Italien über SdI, Polen über KSeF, Rumänien über RO e-Factura. Ohne Freigabe oder Registrierung dort ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Dieselbe SAP-Rechnung kann damit in einem Land als E-Mail mit ZUGFeRD gelten, im nächsten nur über Peppol und im dritten erst nach einer Kennung der Finanzverwaltung. Wer das in der Fakturierung nicht trennt, erzeugt im Ausland formell ungültige Belege.

Österreich, die Niederlande und die Schweiz haben im B2G bereits strukturierte Verfahren, im B2B oft noch freiwillige Nutzung von Peppol BIS, ebInterface oder eBill. Wer dorthin liefert, sollte den Empfang trotzdem können. Öffentliche Auftraggeber und große Kunden verlangen die Formate längst vertraglich.

Drei Termine dominieren die Planung nach dem laufenden Jahr.

Deutschland stellt ab dem 1. Januar 2027 auf die Ausstellungspflicht um, zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 ohne Umsatzgrenze. Frankreich zieht am 1. September 2027 die kleinen Unternehmen nach. Spanien setzt die Crea-y-Crece-Pflicht in Stufen um: zuerst größere Unternehmen, danach der Rest, Formatumfeld Facturae und EN 16931. Der genaue Start hängt an der veröffentlichten technischen Regelung und sollte nicht aus einem Blogdatum abgeleitet werden. Slowakei und Norwegen zielen auf 2027, Lettland und Slowenien auf 2028.

Außerhalb der EU laufen eigene Kalender. Saudi-Arabien erweitert die Clearance-Pflicht in Wellen. Die Vereinigten Arabischen Emirate starten für große Unternehmen am 1. Januar 2027 mit einem Peppol-basierten Modell, kleinere folgen im Jahresverlauf. Türkei und Norwegen haben eigene UBL-Profile, UBL-TR und EHF.

Der Rat hat das Paket „VAT in the Digital Age“ am 11. März 2025 angenommen, in Kraft seit dem 14. April 2025. Ab dem 1. Juli 2030 werden grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU auf Basis einer E-Rechnung nach EN 16931 digital meldepflichtig, innerhalb von zehn Tagen nach Ausstellung. E-Invoicing wird damit zum Standardverfahren. Mitgliedstaaten mit eigenem Meldesystem müssen es bis zum 1. Januar 2035 an dieses Modell anpassen.

ViDA ersetzt die nationalen Pflichten nicht. Italien, Polen, Frankreich und Belgien bleiben mit ihren Portalen und Netzwerken bestehen und müssen sie nur langfristig harmonisieren. Wer auf 2030 wartet, verfehlt die Termine dazwischen.

• Geltungsbereich je Land klären. Meist zählt die Ansässigkeit, nicht die Rechnungsadresse. Eine deutsche Mutter mit französischer Betriebsstätte kann in Frankreich empfangs- und ausstellungspflichtig sein, auch wenn die Fakturierung in Walldorf läuft.
• Format und Kanal trennen. EN 16931 ist die gemeinsame Basis, nicht das Zielformat. Factur-X, Peppol BIS, FatturaPA und KSeF-XML sind nicht austauschbar. Ein Konverter am Ende der Prozesskette reicht nicht, wenn Pflichtfelder im SAP-Beleg fehlen.
• Empfang genauso planen wie den Versand. Fast jede Reform beginnt mit der Empfangspflicht. Eine XML-Datei im Postfach ist keine Verarbeitung. Validierung, Zuordnung zum Kreditor und Ablage des strukturierten Datensatzes gehören in denselben Eingang wie PDF und Papier.
• Status mitführen. In Clearance-Ländern ist die Rechnung erst fertig, wenn das Portal eine Kennung zurückgibt. Dieser Status muss an der SAP-Rechnung hängen, nicht in einem externen Portal, das die Buchhaltung nicht sieht.
• Nicht je Land ein Tool. Jede neue Landeslösung erzeugt eigene Stammdaten, ein eigenes Archiv und eine eigene Fehlerbehandlung. Tragfähiger ist ein Prozess in SAP, der Formate erzeugt, entgegennimmt und den länderspezifischen Versand anbindet.

Ausgehende E-Rechnungen erzeugt der billingMONITOR direkt aus der SAP-Rechnung, inklusive XML nach EN 16931 und mit Status im Cockpit. Eingehende Formate verarbeitet die invoiceLINE ohne Medienbruch: Freiform-Erkennung mit OCR, Mapping in die SAP-Felder, Prüfung und Buchung im selben Eingang wie PDF und Papier. Beide Lösungen sind SAP-zertifiziert.

Für Märkte jenseits von XRechnung und ZUGFeRD kommt die Anbindung über die Partnerschaft mit ecosio dazu. Damit lassen sich unter anderem Factur-X, UBL und CII für Frankreich, Peppol BIS für Belgien, Österreich und die Niederlande, FatturaPA, KSeF-XML, RO_CIUS, Facturae, eBill, UBL-TR und EHF bedienen, inklusive Routing, Konvertierung und Fehlerbehandlung.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen klaren Überblick über die internationalen E-Invoicing-Pflichten geben, über die Fristen in Europa und darüber hinaus und über das, was mit ViDA ab 2030 folgt. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Fragen zur Umsetzung in Ihren Märkten haben. Unsere Expertinnen und Experten aus der Prozessautomatisierung inside SAP unterstützen Sie dabei, Empfang und Versand länderspezifisch und rechtssicher in SAP abzubilden.