Neue Vorgaben zur E-Rechnung
in Deutschland
Das müssen Unternehmen jetzt wissen
15. Oktober 2026 schafft mehr Klarheit, unter anderem bei Leistungsbeschreibungen, Anzahlungs- und Endrechnungen, Rechnungskorrekturen sowie technischen Fehlern. Wir fassen die wichtigsten Punkte verständlich zusammen.
Pflichtangaben gehören in den strukturierten Datensatz
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Ihre Rechnungsinformationen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD.
Wesentliche Angaben dürfen deshalb nicht ausschließlich in Anhängen oder ergänzenden Dokumenten stehen. Das betrifft insbesondere die Beschreibung der abgerechneten Leistung. Aus dem strukturierten Datensatz muss eindeutig hervorgehen:
- Art der erbrachten Leistung
- Umfang der Leistung
- Inhalt beziehungsweise Gegenstand der Leistung
- gegebenenfalls der Leistungsort
Anhand dieser Informationen muss unter anderem geprüft werden können, ob es sich um eine Lieferung oder eine sonstige Leistung handelt, welcher Steuersatz anzuwenden ist und ob grundsätzlich ein Vorsteuerabzug möglich ist.
Dabei gilt: Unternehmen müssen nicht jedes einzelne Detail in den strukturierten Datensatz aufnehmen. Ergänzende Unterlagen, beispielsweise ausführliche Stundennachweise, können weiterhin als eingebettete Anlage mit der E-Rechnung übermittelt werden. Die wesentlichen Informationen zur Identifikation und steuerlichen Prüfung der Leistung gehören jedoch in den strukturierten Teil
Anzahlungen und Endrechnungen: Übergangslösung bis 2030
Auch für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen enthält das Schreiben wichtige Hinweise. Wurde eine solche Rechnung im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen noch vor Beginn der individuellen E-Rechnungspflicht ausgestellt, muss sie nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch dann, wenn die eigentliche Leistung oder Zahlung erst später erfolgt.
Bei Endrechnungen dürfen bereits erhaltene Teilzahlungen bis zum 30. Juni 2030 vereinfacht innerhalb des strukturierten Datensatzes angegeben werden. Die Summe der Teilzahlungen kann über das dafür vorgesehene Feld „Paid amount“ abgebildet werden. Weitere Details lassen sich in einem Freitextfeld ergänzen.
Alternativ kann die detaillierte Aufstellung der Teilentgelte in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage erfolgen. In diesem Fall muss der strukturierte Datensatz eindeutig auf die Anlage verweisen. Auch diese Vereinfachung gilt bis zum 30. Juni 2030.
Rabatte, Boni und Skonti korrekt angeben
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Rechnungsbetrags müssen auch in einer E-Rechnung berücksichtigt werden.
Dazu zählen beispielsweise:
- Rabatte
- Boni
- Skonti
Steht die genaue Höhe der Minderung bei der Rechnungserstellung noch nicht fest, muss die Rechnung zumindest eindeutig auf die bestehende Vereinbarung hinweisen.
Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Rabatt- oder Bonusvereinbarung ist möglich, wenn das zugrunde liegende Dokument kurzfristig vorgelegt und eindeutig geprüft werden kann. Ändert sich die Vereinbarung erst nach Ausstellung der Rechnung, muss die ursprüngliche Rechnung nicht allein deshalb berichtigt werden.
Rechnungskorrekturen ebenfalls elektronisch erstellen
Muss eine verpflichtende E-Rechnung berichtigt werden, sollte auch die Korrektur in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen.
Dabei muss jederzeit nachvollziehbar sein, welche Angaben aus der ursprünglichen Rechnung geändert wurden und welche Werte letztendlich gelten. Das betrifft beispielsweise Rechnungsbeträge, Mengen oder Leistungsangaben.
Technische Fehler richtig bewerten
Das Schreiben unterscheidet zwischen verschiedenen Fehlerarten. Besonders relevant ist die Abgrenzung zwischen einem Formatfehler und einem Geschäftsregelfehler.
Ein Formatfehler kann bedeuten, dass eine Datei nicht mehr ordnungsgemäß verarbeitet oder als E-Rechnung eingeordnet werden kann. Ein Geschäftsregelfehler liegt dagegen beispielsweise vor, wenn eine bestimmte technische Regel des Datenmodells nicht eingehalten wird.
Aus technischer Sicht kann bereits ein Geschäftsregelfehler dazu führen, dass die Datei nicht vollständig der Norm EN 16931 entspricht. Umsatzsteuerlich bedeutet das jedoch nicht automatisch, dass keine E-Rechnung vorliegt.
Für die steuerliche Bewertung ist insbesondere entscheidend, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben vollständig und richtig enthalten sind. Betrifft der Geschäftsregelfehler keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, kann die Datei umsatzsteuerlich weiterhin grundsätzlich als E-Rechnung gelten.
Trotzdem sollten technische Fehler nicht ignoriert werden. Sie können automatisierte Prozesse unterbrechen, Rückfragen auslösen oder dazu führen, dass Geschäftspartner eine Rechnung nicht verarbeiten können.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Unternehmen sollten ihre bestehenden Rechnungsprozesse insbesondere auf folgende Punkte überprüfen:
- Sind alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz enthalten?
- Sind Leistungsbeschreibungen eindeutig und nachvollziehbar?
- Werden Anlagen korrekt eingebettet und referenziert?
- Können Anzahlungen und Rechnungskorrekturen verarbeitet werden?
- Erkennt das eingesetzte System technische Fehler frühzeitig?
- Lassen sich E-Rechnungen automatisiert prüfen und archivieren?
Zudem sollte folgende Fristen beachtet werden:
- 31. Dezember 2026: Bis zu diesem Datum ausgestellte E-Rechnungen werden auch für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie den bisherigen BMF-Schreiben entsprechen, aber noch nicht alle zusätzlichen Vorgaben des Schreibens vom 15. Oktober 2026 erfüllen.
- 31. Dezember 2027: Bis zu diesem Zeitpunkt gelten die gesetzlichen Übergangsregelungen. Auch die beschriebene Vereinfachung für bestimmte Bruttopreisrechnungen ist bis dahin vorgesehen.
- 30. Juni 2030: Bis zu diesem Datum gelten bestimmte Vereinfachungen für Endrechnungen mit Teilentgelten sowie für ausgewählte Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben.
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Die neuen Vorgaben zeigen: Bei der E-Rechnung geht es nicht nur um das richtige Dateiformat. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten vollständig, strukturiert und automatisiert verarbeitet werden können.
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