Prozesse inside SAP automatisieren – so wird Ihr Unternehmen 2021 effizienter

2020 war ein turbulentes Jahr, welches sowohl von Unternehmen, als auch von Mitarbeitern enorm viel Flexibilität gefordert hat. Es hat sich deutlich gezeigt, in welchen Unternehmen die Digitalisierung in den letzten Jahren vorangetrieben wurde, sodass das Arbeiten im Homeoffice ohne große Einschränkungen möglich war. COVID-19 hat sich regelrecht zum Treiber der IT-Strukturen von Unternehmen entwickelt, da viele erst jetzt bemerkt haben, wie essentiell die richtigen Technologien zum effizienten Arbeiten sind.

Kein Wunder, dass zahlreiche Analysten bereits prognostiziert haben, dass 2021 ein Jahr sein wird, in dem IT-Innovationen und die Digitalisierung extrem vorangetrieben werden. Digitalisierung ist nun nicht mehr nur ein Begriff oder die Vorstellung von einer Zukunft voller Spitzentechnologien.

Spätestens seit Ausbruch der Corona-Pandemie ist klar – Digitalisierung ist die Normalität, die wir brauchen, um Unternehmensprozesse aufrecht zu erhalten und von überall aus zu können. Das betrifft nicht nur technologische Abläufe, sondern sämtliche Prozesse – angefangen bei einfachen täglichen Aufgaben, bei denen uns erst im Homeoffice aufgefallen ist, wie umständlich es sein kann, diese zu erledigen, wenn man nicht direkt vor Ort im Unternehmen ist.

Prozessautomatisierung ist vor allem in den Bereichen wichtig, in denen räumliche Einschränkungen, wie etwa aufgrund eines Lockdowns oder der überwiegenden Arbeit im Homeoffice, einen Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb haben. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, mit welchen Lösungen Sie Ihr SAP-System automatisieren, sodass Ihr Geschäftserfolg auch in kritischen Zeiten aufrechterhalten werden kann.

Mobile Lösungen für die schnellere Abwicklung wichtiger Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen sind hinsichtlich ihrer Logistikprozesse in den letzten Monaten an ihre Grenzen gekommen. Kein Wunder, denn Reisebeschränkungen, Produktionsstopps und Schwierigkeiten bei der Warenabnahme machen Planungsänderungen unumgänglich. Daher ist es wichtiger denn je, die volle Transparenz über den aktuellen Warenbestand zu haben.

Echtzeitinformationen über Lagerbestände dank SAP-integrierter Lösung

Mit dem SAP AddOn Mobile Lagerverwaltung erhalten Sie digital einen vollständigen Überblick sämtlicher Lagerbewegungen. Ihr Lager wird in Ihr SAP-System integriert, wodurch manuelle Fehlerquellen sowie lange Laufwege und die Suche nach den passenden Beständen der Vergangenheit angehören. Mithilfe von mobilen Endgeräten werden alle Bewegungen, die Ihr Lager betreffen, direkt in Ihrem SAP-System verarbeitet. Manuelle Eingaben sind dank der Verwendung von Barcodes nicht mehr notwendig.

Insgesamt werden durch das AddOn Mobile Lagerverwaltung Wegezeiten in Ihrem Lager deutlich verkürzt, was gerade in der aktuellen Zeit einen erheblichen Vorteil darstellt. Ihre Lagerinformationen erhalten Sie in Echtzeit und die hohe Datenqualität der automatisch in SAP hinterlegten Daten bietet die Möglichkeit belegloser Buchungen und lässt Auftragsnacherfassungen vermeiden.

Serviceaufträge mobil verwalten und schnell fakturieren

In einigen Berufsfeldern ist die Arbeit aus dem Homeoffice nahezu unmöglich – so ist das zum Beispiel bei Servicetechnikern. Gehen Maschinen kaputt oder ist eine Wartung erforderlich, ist es in vielen Fällen notwendig, dass Servicetechniker vor Ort sind. Doch leider ist es für den Innendienst, gerade in der aktuellen Situation, nicht einfach, die papiergebundenen Formulare zeitnah zu erfassen und abgeschlossene Aufträge in Rechnung zu stellen. Da diese oftmals nicht in digitaler Form vorliegen, fehlen den Mitarbeitern im Homeoffice die notwendigen Dokumente.

Mit dem SAP AddOn Mobile Service- & Reparaturabwicklung via SAP Fiori lassen sich Serviceprozesse einfach via mobilen Endgeräten, wie beispielsweise Tablets oder Smartphones dokumentieren. Techniker können somit ihre Tätigkeiten und den Verbrauch an Materialien direkt beim Kunden vor Ort erfassen. Per Unterschrift bestätigt der Kunde die erbrachten Leistungen und der Serviceauftrag wird aus der App heraus an Ihr SAP-System gesendet. Das beschleunigt nicht nur den Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozess – Ihre Mitarbeiter im Innendienst können den Vorgang auch ortsungebunden aus dem Homeoffice weiterbearbeiten und abschließen.

Automatisierungslösungen inside SAP für einen erleichterten Geschäftsalltag

Wir haben Ihnen in Blogbeiträgen bereits erläutert, wie es Ihnen gelingt, mit der invoiceLINE den Rechnungseingangsprozess und mit der confirmationLINE den Prozess der Auftragsbestätigungen inside SAP zu automatisieren. Doch im Arbeitsalltag gibt es viele weitere Vorgänge, die umständlich und zeitaufwendig sind. Geschickt eingesetzte Tools sparen nicht nur enorm viel Zeit, in der sich Ihre Mitarbeiter auf das wesentliche konzentrieren können, die Amortisationsdauer der Investition ist auch sehr gering, da Ihre Prozesse dauerhaft automatisiert werden.

Angebote automatisiert im SAP-System erfassen und überprüfen

Manuelles Erfassen von Angeboten im SAP-System ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da sich beispielsweise Zahlendreher einschleichen können und diese im Nachgang wieder manuell durch Ihre Mitarbeiter korrigiert werden müssen. Dank der offeringLINE ist das manuelle Erfassen von Angeboten nicht mehr notwendig. Auf Basis der im SAP-System hinterlegten Anfragen werden mithilfe der Freiform-Erkennung die notwendigen Informationen aus dem Angebot erkannt und automatisch hinterlegt.

Händische Datenübertragungen gehören damit der Vergangenheit an. Sollte aufgrund von Missverständnissen mit Kunden oder Lieferanten eine Nachbearbeitung der automatisch erfassten Angebote notwendig sein, ist dies mithilfe des validationDESKs direkt im SAP-System möglich. Ein weiterer Vorteil der offeringLINE ist die vollständige Dokumentation des Angebotsprozesses – Statusabfragen sowie die Einsicht in Dokumente sind jederzeit möglich.

Kundenbestellungen zentral steuern und automatisiert ins SAP-System übertragen

Heutzutage ist es gängige Praxis über zahlreiche Kanäle mit Kunden zu kommunizieren. Ebenso können Bestellungen von Kunden Ihr Unternehmen auf vielen Wegen erreichen. Egal ob online, per EDI, via Fax oder E-Mail – mit der orderingLINE werden sämtliche Eingangsarten von Bestellungen zentral gesteuert. Die Bestelldaten werden zunächst auf Restriktionen geprüft und durchlaufen einen Double-Check. Im Nachgang werden diese dann in Verbindung mit einem Lernverfahren interpretiert und verarbeitet.

Ihren Mitarbeitern werden kritische Daten, wie beispielsweise die Bestellmenge, zur Freigabe dargestellt. Die Aufträge, die bereits den jeweiligen Kundenstammdaten zugeordnet wurden, werden dann in Ihrem SAP-System angelegt und die Transaktionen werden ausgeführt. Die Implementierung der orderingLINE folgt einem Best-Practice-Ansatz mit großem Funktionsumfang. Individuelle Anpassungen können durch das flexible Customizing allerdings jederzeit vorgenommen werden.