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Mit Microsoft Exchange E-Mails intelligent verwalten

Mit Microsoft Exchange E-Mails intelligent verwalten

Die meisten Unternehmen verwenden heutzutage Microsoft Outlook und die ebenfalls bekannte Kalender-Funktion, um E-Mails zu versenden, zu speichern, Termine zu planen und den Überblick über die alltäglichen Geschäfte zu bewahren. Um diese Tätigkeiten intelligent und übersichtlich zu gestalten, unterstützt Microsoft Exchange mit nützlichen Funktionen.

Der Microsoft Exchange Server ist Dreh-und Angelpunkt für Microsoft Outlook und die Kalender-Funktion.

Exchange kann gehostet im Cloud-Paket Microsoft Office 365 oder als Exchange Server 2016 separat für die unternehmenseigenen Server als lokaler E-Mail-Dienst erworben werden.

Was ist Microsoft Exchange?

Der Microsoft Exchange Server bietet durchdachte E-Mail- und Kalenderfunktionen für Unternehmen.

Er dient als zentrale Ablage-und Verwaltungsstelle von E-Mails, Adressbüchern (Kontakten) uvm. für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Mit seiner Funktionalität ermöglicht Microsoft Exchange eine perfekte Zusammenarbeit innerhalb einzelner Abteilungen oder Teams sowie des gesamten Unternehmens.

Über das sogenannte Exchange Administration Center (EAC) können Sie den Exchange Server selbst verwalten oder einen Experten damit beauftragen. Um auf die Exchange Verwaltungskonsole zugreifen zu können, benötigen Sie Administrationsrechte. Im Exchange Administration Center können Sie dann für neue Mitarbeiter E-Mail-Konten einrichten, E-Mail-Konten löschen oder auch wiederherstellen.

Wenn der Server im eigenen Netzwerk betrieben werden soll, ist hierfür der Verzeichnisdienst Active Directory von Microsoft notwendig. Dort werden alle Mitarbeiter-Daten, wie beispielsweise Namen oder Zuordnungen wie Abteilungen (Arbeitsgruppen), Drucker oder Dateizugriffe gespeichert, verwaltet und überwacht. Jegliche Zugriffsbeschränkungen werden hierin ebenfalls hinterlegt.

All diese Daten benötigt der Microsoft Exchange Server, um bestimmte Zuordnungen für Outlook zu erstellen. Sie können sich Outlook wie das Front-End für Exchange vorstellen, d. h. Microsoft Exchange arbeitet im Hintergrund, während Sie direkt mit Microsoft Outlook arbeiten.

Welche Funktionen bietet Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange ergänzt den Funktionsumfang von Outlook mit vielen Funktionen. Oftmals werden diese Features als selbstverständlich erachtet, jedoch wären sie ohne die Vorkehrungen auf dem Exchange Server nicht möglich.

Eine dieser Hauptfunktionen ist der intelligente Posteingang, bei dem dringende E-Mails in einem separaten Postfach mit höherer Relevanz abgelegt werden. E-Mails, die beispielsweise von Kollegen oder Kunden gesendet werden, landen im Ordner „Relevanz“, wohingegen Newsletter oder Aktualisierungs-Meldungen aus dem Intranet in dem Ordner „Sonstiges“ landen.

Ältere E-Mails können mit der optimierten Suche schneller gefunden werden. Hier werden zudem E-Mails angezeigt, die in einem direkten Kontext zur Suchanfrage stehen und die Suche nochmals erleichtern, wenn Informationen über den Absender oder das genaue Thema entfallen sind.

Auf dem Microsoft Exchange Server werden allgemein alle Regeln für E-Mails hinterlegt. Dies gilt auch für die Einstellungen von Abwesenheits-E-Mails, wenn Sie z. B. in den Urlaub verreisen. Diese Regeln greifen auch, wenn Sie Microsoft Outlook nicht geöffnet haben.

Durch einen Anti-Spam-Filter können einzelne Benutzer und Domänen ausgeschlossen. Dies führt zu weniger E-Mail-Aufwand und sie erhalten nur noch relevante E-Mails, die schneller bearbeitet werden können. Zudem sinkt das Sicherheitsrisiko, da E-Mails, die Viren enthalten, somit vorher abgefangen und entfernt werden können.

Um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern können gemeinsame Postfächer erstellt werden, auf die nur Team-Mitglieder Zugriff haben. So können Team-Mitglieder auch bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Personalausfällen auf alle E-Mail-Ressourcen zurückgreifen. E-Mails, die abgearbeitet sind, können grün markiert und für alle Mitglieder angezeigt werden. Umständliche Arbeitsschritte gehören somit der Vergangenheit an.

Nicht nur ein gemeinsames Postfach, sondern auch die Freigabe eines Kalenders fördert die qualitative Zusammenarbeit. Besprechungen können so besser geplant werden und es kommt zu keinen Termin-Überschreitungen. Der sogenannte Terminplanungsassistent in Microsoft Outlook hilft Ihnen zudem bei der Planung. Eine weitere hilfreiche Funktion von Microsoft Exchange ist die Übertragung von E-Mail-Informationen in Termine. Wenn Sie zum Beispiel eine Geschäftsreise antreten, findet Ihr Kalender die notwendigen Reisedaten (Zug oder Hotel) in den E-Mails.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von Microsoft Exchange für Mitarbeiter und Unternehmen?

  • Microsoft Exchange bildet die zentrale Verwaltungsstelle für E-Mails, Kontaktdaten, Dateien uvm.
  • Intuitives Administrations-Center vereinfacht die Verwaltung von E-Mail-Konten
  • Exchange erweitert die Möglichkeiten mit Outlook und macht es intelligent
  • Die optimierte Suche zeigt Suchergebnisse schneller und im Kontext an
  • Workflows im Team können optimiert und beschleunigt werden
  • Gruppen-Ordner erleichtern die Arbeit im Team – Erledigungen/Markierungen werden für alle Gruppenmitglieder angezeigt
  • Zusammenarbeit und Qualität wird verbessert
  • Relevante E-Mails gehen nicht so schnell unter durch das Anzeigen im Ordner „Relevant“
  • Anti-Spam-Filter verschlankt den Posteingang und macht ihn sicherer

Über den Autor

Katharina Lutz

Durch einfach erklärtes Fachwissen möchte ich unseren Lesern die Welt der Technologien und der Digitalisierung näher bringen.

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