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Skype for Business – Kommunikation optimieren und vereinen

Skype for Business – Kommunikation optimieren und vereinen

In der heutigen Zeit ist das Ziel, so wenig verschiedene Programme für unterschiedliche Prozesse nutzen zu müssen. Skype for Business ist ein Programm, das Unified Communications ermöglicht. Das bedeutet, dass es alle wichtigen Kommunikationsdienste, wie E-Mails, Instant Messaging, Telefonanrufe und Videokonferenzen vereint. Dabei arbeitet es flexibel, da es geräte- und standortunabhängig verwendet werden kann. Zudem läuft Skype for Business nicht nur auf Windows-Rechnern, sondern ist auch über macOS, den Browser und Smartphones bedienbar.

Das Entscheidende bei der Einführung von Skype for Business ist, dass dadurch Ihre Unternehmensprozesse vereinfacht und optimiert werden können, da nur noch eine Anwendung für die gesamte Unternehmenskommunikation notwendig ist.

„Vereinen Sie alle Kommunikationskanäle
in einem Tool, das Sie standortunabhängig
arbeiten lässt.“

Einsatzmöglichkeiten

Skype for Business vereint verschiedene Kommunikationskanäle in einem Tool. Dabei eignet sich das Programm sowohl als Anwendung für Instant Messages (Unternehmenschat-Tool), als auch als E-Mail-Ersatz, um den Überblick im E-Mail-Verzeichnis weiterhin zu bewahren. Des Weiteren kann Skype for Business die Telefonanlage ersetzen. Hierbei können auch mehrere Personen angerufen werden und eine Telefonkonferenz mühelos schnell abgehalten werden. Durch die integrierte Videofunktion können Konferenzen im Videoformat abgehalten werden. Zusätzlich besteht dadurch die Möglichkeit, Software zu streichen, die zur Abhaltung von Webinaren dienen. Die Einsatzmöglichkeiten bestehen sowohl für den PC als Remote-Version, als auch im Browser oder auf Mobiltelefonen und Tablets. Dadurch kann problemlos standortunabhängig gearbeitet werden. Die Geräte müssen nur mit einer Kamera und einer Sprachfunktion ausgestattet sein, um alle Funktionen einwandfrei verwenden zu können.

Voraussetzungen für den Einsatz von Skype for Business

Grundsätzlich können Sie Skype for Business auf einem eigenen Server laufen lassen, diesen bei einem IT-Dienstleister hosten oder in der Office 365 Cloud nutzen. Ein IT-Dienstleister wird Sie beraten, welche Lösung die für Ihr Unternehmen passende ist.
Skype for Business funktioniert auch mit der On Premise Lösung Office 2016. Diese Lösung ist jedoch nicht so flexibel und hochverfügbar wie die Anwendung aus dem Cloudpaket Microsoft Office 365. Auch die daraus hervorgehenden Vorteile, im Bezug auf die Verknüpfung zu den anderen Office-Programmen, können nicht wahrgenommen werden. Alternativ gibt es noch die kostenlose Skype-for-Business-Web-App, die jedoch nur für Ausnahmen, wie beispielsweise den Kontakt mit Kunden, verwendet werden sollte. Diese läuft natürlich ebenfalls nicht hochverfügbar.

„Nutzen Sie Skype for Business über einen Server oder aus der Cloud.“

Wissenswerte Funktionen

Skype for Business bietet viele Funktionen, die Ihnen eine große Hilfe im Geschäftsalltag sein können.

Mit Skype for Business können Sie neben Webinaren natürlich auch Telefon- und Videokonferenzen abhalten. Der große Vorteil hierbei ist, dass bis zu 250 Personen an einem Meeting teilnehmen können. Sie können sowohl eine PowerPoint-Präsentation direkt in Skype präsentieren, als auch Ihren Bildschirm teilen, um andere Anwendungen auf Ihrem Rechner zeigen zu können.

Wenn Sie beispielsweise eine Telefonkonferenz abhalten, haben Sie jederzeit die Möglichkeit in das Videoformat zu wechseln. Dieser Wechsel bietet sich an, um z. B. durch das integrierte Zeichentool, Ideen anschaulicher zu erklären und direkt zu zeigen.

Zum Zeitpunkt eines Meetings, das Sie in Ihren Outlook-Kalender eingetragen haben, verändert sich automatisch Ihr Verfügbarkeitsstatus in Skype. Eine Verknüpfung zu Microsoft Outlook, die beispielsweise das Paket Office 365 bietet, ist somit ein erheblicher Vorteil.
Den Status können Sie selbstverständlich auch manuell anpassen, wenn Sie beispielsweise nicht gestört werden möchten. Bei einer Sperrung Ihres Smartphones oder PCs, wird der Status automatisch auf „nicht anwesend“ gestellt. Ihre Kollegen oder Kunden wissen somit immer Bescheid, ob Sie erreichbar sind.

Weitere nützliche Tipps zu Skype for Business erfahren Sie in unserem Beitrag 10 Tipps für Skype for Business.

„Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, Skype for Business passt sich Ihnen an.“

Zusammenfassung der Vorteile von Skype for Business

Die nachfolgende Liste soll Ihnen noch einmal einen klaren Überblick über die wichtigsten Vorteile von Skype for Business verschaffen:

  • Die Standort- und Geräte-Unabhängigkeit ermöglicht das unkomplizierte Arbeiten in internationalen Projekt-Teams, spart Kosten, da Business-Reisen zu anderen Standorten, um Projektbesprechungen durchzuführen, nicht mehr notwendig sind und ermöglicht zudem das Arbeiten von Zuhause (Home-Office) aus.
  • Es ist nur noch ein Tool für alle Kommunikationskanäle notwendig. Das optimiert und vereinfacht die Unternehmensprozesse und spart auch hier Kosten ein.
  • Skype for Business ermöglicht eine schnellere und lückenlose Kommunikation intern und extern. Durch die schnelleren Reaktionszeiten steigt zunehmend die Kundenzufriedenheit.
  • Wenn Sie Microsoft Office 365 Lizenzen schon besitzen, wird Ihnen Skype for Business direkt mitgeliefert. Sie haben jedoch noch mehr Möglichkeiten Skype for Business in Ihr Unternehmen zu integrieren und können die für Sie passende Lösung wählen.

Sie würden gerne Skype for Business in Ihre Unternehmenskommunikation einbauen?

Wir helfen Ihnen sehr gerne dabei. Auf unserer Webseite finden Sie weitere Informationen über unsere Leistungen rund um Skype for Business und andere Office 365 Produkte.

Über den Autor

Katharina Lutz

Durch einfach erklärtes Fachwissen möchte ich unseren Lesern die Welt der Technologien und der Digitalisierung näher bringen.

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