Die 5 häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft Copilot

Aktuell investieren Unternehmen verschiedenster Branchen in Copilot-Lizenzen und erwarten schnelle Produktivitätsgewinne. Die Realität sieht häufig anders aus: Nach anfänglicher Begeisterung sinkt die Nutzung und der versprochene Mehrwert bleibt aus.
Die Ursache liegt dabei selten in der Technologie selbst. Oft fehlen klare Ziele, konkrete Use Cases, eine verlässliche Datengrundlage oder ein langfristiges Konzept. Welche Fehler Unternehmen häufig bei der Einführung und dem Umgang mit Microsoft Copilot machen und wie Sie diese vermeiden können erfahren Sie in diesem Beitrag.

„Wir brauchen KI“ ist kein Ziel!

KI sollte nicht um jeden Preis eingeführt werden, nur weil es gerade „Trend“ ist, oder weil es die Konkurrenz nutzt. Bevor über Copilot-Lizenzen nachgedacht wird, sollten Sie Sich folgende Fragen stellen:

• • Wofür möchten wir Copilot konkret einsetzen?
  • Welche Prozesse sollen durch KI effizienter gestaltet werden?
  • Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten besonders viel Zeit?
  • Welche messbaren Ziele möchten wir mit Copilot erreichen?

Dabei sollte der Fokus vor allem auf konkreten Use Cases liegen: Wo wollen Sie Copilot konkret einsetzen (Angebote schreiben, Lebensläufe prüfen, usw.)? Hier ist es besonders hilfreich, wenn Themen oder Prozesse beispielsweise aus dem Vertrieb, dem Management oder der Personalabteilung genau analysiert werden und Sie überlegen, wie kann Copilot diese Aufgaben für das Team erleichtern? So werden keine Ressourcen verschwendet, der Vorteil von Copilot-Lizenzen wird direkt sichtbar und lässt sich zukünftig erweitern.

Damit Copilot für Ihr Unternehmen einen Mehrwert bieten kann muss vorher eine verlässliche und gut strukturierte Datengrundlage geschaffen werden. Denn Copilot kann nur mit den Informationen arbeiten, die dem User zur Verfügung stehen. Aber wie kann eine solche Datengrundlage geschaffen werden?

• Veraltete Dateien: Nicht mehr benötigte Dokumente prüfen und löschen oder archivieren.
• Dubletten: Mehrfach vorhandene Dateien sowie verschiedene Versionen einer Datei können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Deshalb: Nur die neueste bzw. relevanteste Version behalten.
• SharePoint-Struktur: Ablagen sollten bereinigt werden, ein Berechtigungskonzept sowie Zuständigkeiten sollten ausgearbeitet und umgesetzt werden.
• Datenqualität: Relevante Informationen sollten vollständig, aktuell und möglichst einheitlich abliegen.

Für die Datenbasis spielt besonders das Berechtigungskonzept in Microsoft 365 und SharePoint eine zentrale Rolle. Copilot greift auf dieselben Informationen zu, auf die auch der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Sind Berechtigungen historisch gewachsen, unübersichtlich Dokumentiert, oder nicht sinnvoll vergeben, werden diese Probleme durch Copilot noch sichtbarer und können zu Datenschutz-Problemen führen. Deshalb gilt: Bevor Copilot eingesetzt wird, sollten Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und Datenstrukturen geprüft und nachvollziehbar geregelt sein.

Ohne ein klares Nutzungskonzept werden Copilot-Lizenzen schnell zu breit verteilt. Gerade zu Beginn ist es selten sinnvoll, beispielsweise für 300 Mitarbeiter direkt 300 Lizenzen zu erwerben. Nicht jede Rolle bietet das gleiche Nutzungspotenzial und nicht alle Beschäftigten profitieren gleichermaßen von Copilot.

Lizenzen sollten nach dem Nutzungspotenzial vergeben werden. Je nach Unternehmen und Strategie kann sich dieses Nutzerpotenzial unterscheiden. Ein bewährter Erfolgsfaktor für eine langfristige und sichere Copilot-Strategie ist die Definition von sogenannten Pilotgruppen. Das heißt, dass bestimmte Teams Zugang erhalten und die Learnings, die sie daraus ziehen dokumentieren, um so eine bessere Grundlage für neue Nutzer zu schaffen.

Außerdem sollten neben den Pilotgruppen Power User identifiziert werden. Also einzelne Personen, die voraussichtlich einen größeren Nutzen durch Copilot erzielen als vielleicht Kollegen. Dafür sind vor allem Schnittstellen-Positionen, wie z. B. Projektleiter, Teamleiter, Service Manager, Consultants oder Assistenzkräfte, geeignet, da sie häufig viele Informationen verarbeiten, aufbereiten und weitergeben müssen. 

Pilotgruppen und Power User sind weit mehr als nur Testnutzer. Sie helfen dabei, Anwendungsfälle zu identifizieren, Akzeptanz im Unternehmen aufzubauen und wertvolle Erfahrungen für den späteren Rollout zu sammeln. Dadurch können typische Einführungsfehler vermieden werden und die Strategie kann an die tatsächliche Nutzung weiter angepasst werden.

Microsoft Copilot ist nicht einfach ein weiteres Tool, dessen Funktionen in einer einzigen Schulung erklärt werden können. Eine ausführliche Einführung verändert, wie Mitarbeiter Informationen suchen, Inhalte erstellen, Besprechungen vorbereiten und Aufgaben bearbeiten. Copilot sollte daher als langfristiges Veränderungsprojekt verstanden werden.

Langfristige Schulungen bestehen beispielsweise aus folgenden Inhalten:

• • Einführungsschulungen für neue Nutzer
  • Rollenspezifische Trainings für einzelne Fachbereiche
  • Prompt-Beispiele für konkrete Aufgaben
  • Eine zentrale Sammlung erfolgreicher Use Cases
  • Schulungen zu Datenschutz, Sicherheit und verantwortungsvoller KI-Nutzung

Ein Vertriebsteam benötigt andere Use Cases als die Personalabteilung. Führungskräfte profitieren von anderen Funktionen als Mitarbeiter im Marketing oder Projektmanagement. Je näher die Inhalte an den tatsächlichen Prozessen liegen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Copilot dauerhaft genutzt wird und einen Mehrwert bietet.

Ohne konkrete Ziele wird es schwierig zu bewerten, ob Copilot tatsächlich einen Mehrwert schafft. Bereits in der Pilotphase sollten daher passende KPIs definiert werden. Hier ein paar Beispiele:

• • Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben
  • Aktive Nutzung der Lizenzen
  • Zufriedenheit der Anwender
  • Anzahl erfolgreicher Use Cases

Erfolg zu messen, erfordert mehr Aufwand, als Copilot-Lizenzen einfach auszurollen. Nur wenn Sie die Ergebnisse regelmäßig überprüfen, erkennen Sie, welche Maßnahmen bereits wirken, wo Anpassungen erforderlich sind und in welchen Bereichen Copilot den größten Mehrwert schafft.

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Copilot beginnt nicht mit dem Kauf der Lizenzen. Sie beginnt mit der Festlegung einer klaren Strategie, die eine klare Zielsetzung, geeignete Use Cases und eine Bewertung vorhandener Daten- und Berechtigungsstrukturen beinhaltet.

Zudem sollte eine gezielte Auswahl an Pilotgruppen und Power Usern getroffen werden, die als Vorreiter Use-Cases und Learnings mit Copilot erarbeiten. Nur wenn Technologie, Prozesse und Mitarbeiter gemeinsam betrachtet werden, kann Copilot langfristig einen messbaren Beitrag leisten.

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