{"id":8203,"date":"2021-11-04T08:00:40","date_gmt":"2021-11-04T07:00:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.abilis.de\/blog\/?p=8203"},"modified":"2023-03-07T14:08:13","modified_gmt":"2023-03-07T13:08:13","slug":"purchase-to-pay-prozess-inside-sap-digitalisieren-und-vereinfachen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.abilis.de\/blog\/2021\/11\/04\/purchase-to-pay-prozess-inside-sap-digitalisieren-und-vereinfachen\/","title":{"rendered":"Purchase-to-Pay-Prozess inside SAP digitalisieren und vereinfachen"},"content":{"rendered":"

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Wie der Begriff schon verlauten l\u00e4sst, reicht ein allgemeiner Purchase-to-Pay-Prozess (auch P2P-Prozess) vom Einkauf (Bestellung) einer Ressource bis zur Bezahlung dieser. Um in einem Unternehmen den gesamten Prozess digitalisieren zu k\u00f6nnen, setzen wir hier jedoch fr\u00fcher an: Denn der Prozess beginnt schon bei der Bedarfsermittlung, geht \u00fcber die Freigabe bis zur tats\u00e4chlichen Bestellung, deren Best\u00e4tigung sowie der Verarbeitung der dazugeh\u00f6rigen Rechnung. Je nach Bedarf kann zudem die Verarbeitung von eingehenden Mahnungen hinzugef\u00fcgt werden.<\/p>\n

Wird der Purchase-to-Pay-Prozess in Ihrem Unternehmen noch manuell, in vielen Teilprozessen und uneinheitlich abgewickelt? Ist des Weiteren zu wenig Transparenz in diesem Prozess geboten und sind die Informationen an unterschiedlichen Orten abgelegt? Wenn der Prozess nicht digitalisiert und zentralisiert ist, kann er langwierig und fehleranf\u00e4llig sein. Eine Abwicklung und Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses innerhalb der Unternehmenssoftware, hier im Blogbeitrag am Beispiel eines SAP-Systems, f\u00fchrt zu Kosten- und Zeiteinsparungen sowie einer erh\u00f6hten Transparenz in jedem Prozessschritt.<\/p>\n

Ablauf des Purchase-to-Pay-Prozesses im SAP-System<\/h2>\n
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  1. Bedarfsermittlung und -identifizierung:<\/strong> Der Prozess beginnt mit einer Bedarfsermittlung, bzw. Bedarfsmeldung an firmenfremden Ressourcen, wie beispielsweise Materialien oder Leistungen, die bei einem Zulieferer eingekauft werden m\u00fcssen. Dieser Prozess wird individuell im SAP-System eingestellt.<\/li>\n
  2. Einkauf genehmigt die Bedarfe<\/strong><\/li>\n
  3. Einholen von Angeboten:<\/strong> Wenn Sie neue Angebote zu Ressourcen einholen m\u00f6chten, kann dies an dieser Stelle getan werden. Mit Hilfe der offeringLINE<\/a>\u00a0(cooming soon) k\u00f6nnen Sie eingeholte Angebote nach Ihren Vorgaben automatisiert verarbeiten und pr\u00fcfen lassen. Wenn notwendig, k\u00f6nnen Sie an dieser Stelle mit dem Zulieferer direkt aus SAP heraus kommunizieren. Gerade bei neuen Lieferanten ist es notwendig, zu pr\u00fcfen ob diese \u00fcber eine g\u00fcltige Umsatzsteuer-ID-Nummer verf\u00fcgen. Diese Pr\u00fcfung k\u00f6nnen Sie schnell und automatisiert mit der Online USt.-ID-Pr\u00fcfung<\/a>\u00a0durchf\u00fchren lassen. Bleiben Sie so immer auf der sicheren Seite, da diese Pr\u00fcfung seit 2020 verpflichtend ist.<\/li>\n
  4. Bestellung der Bedarfe<\/strong><\/li>\n
  5. Verarbeitung der Auftragsbest\u00e4tigungen:<\/strong> Mit der get\u00e4tigten Bestellung kommen Auftragsbest\u00e4tigungen bei Ihnen im Unternehmen ein. Diese werden meist im E-Mail-Postfach eingesehen und dann manuell ins SAP-System \u00fcbertragen. Auch die Gegenpr\u00fcfung findet manuell statt. Mit der confirmationLINE<\/a> ist damit jedoch Schluss: Eingehende Auftragsbest\u00e4tigungen k\u00f6nnen systemseitig inside SAP gepr\u00fcft werden. Dabei werden die Daten mit Hilfe der Freiform-Erkennung erkannt, an das SAP-System \u00fcbertragen und automatisierte Pr\u00fcfungen durchgef\u00fchrt. Ihre Sacharbeiterinnen und Sacharbeiter sparen so enorm Zeit ein.<\/li>\n
  6. Erhalt der Ware oder Leistungen<\/strong><\/li>\n
  7. Verarbeitung der Eingangsrechnung:<\/strong> Vor oder mit dem Erhalt der Ware\/Leistung geht bei Ihnen die entsprechende Rechnung ein. Diese l\u00e4sst sich mit Hilfe der invoiceLINE<\/a>\u00a0automatisiert im SAP-System verarbeiten, pr\u00fcfen und archivieren.<\/li>\n
  8. M\u00f6glicher Schritt: Verarbeitung von eingehenden Mahnungen:<\/strong> Keine Mahnung mehr verpassen: Mit der Integration der dunningLINE<\/a> in Ihr SAP-System werden mit Hilfe der Freiform-Erkennung Mahnungen in Ihren E-Mails erkannt und k\u00f6nnen schnell verarbeitet werden. Diese werden in Ihrem SAP-System auch direkt mit der eigentlichen Rechnung verkn\u00fcpft, damit Sie auch im Nachgang nachvollziehen k\u00f6nnen, wie es zur Mahnung gekommen ist und gekennzeichnet werden kann, dass Rechnungen bezahlt wurden.<\/li>\n<\/ol>\n

    Vorteile mit einem P2P-Prozess inside SAP<\/h2>\n