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Kundenbestellungen direkt in SAP automatisiert verarbeiten – mit der orderingLINE von flowDOCS

Kundenbestellungen direkt in SAP automatisiert verarbeiten – mit der orderingLINE von flowDOCS

Ohne eine Kundenbestellung kann auch kein Geld fließen. Somit ist das schnelle Verarbeiten von Bestellungen mit das Wichtigste in einem Unternehmen. Eine reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung von eingehenden Bestellungen, ohne einen zu großen manuellen Aufwand, ist also maßgeblich für den Unternehmenserfolg verantwortlich. Denn das manuelle Einpflegen von Daten im SAP-System verschlingt wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter.

In den meisten Unternehmen, die ein SAP-System im Einsatz haben, sieht der Verarbeitungsprozess von Kundenbestellungen wie folgt aus:

  1. Eine Kundenbestellung geht auf dem Postweg oder per E-Mail ein.
  2. Die Daten der Kundenbestellung müssen von einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter erkannt werden. E-Mails können in manchen Fällen sogar aufgrund eines hohen E-Mailflusses untergehen.
  3. Alle notwendigen Daten für die Bestellung müssen nun manuell per Hand in das System eingetragen werden. Dabei dürfen keine Fehler entstehen.
  4. Die Sachbearbeiter müssen in diesem Zuge feststellen, ob die Kundenbestellung in dem gewünschten Umfang abgewickelt werden kann oder ob Rückfragen, bzw. interne Beschaffungen eingeleitet werden müssen. Dies findet wiederum außerhalb des SAP-Systems im Mail-Tool statt und ist nicht dem Bestellzugang im SAP-System zugeordnet. Oftmals liegen diese Informationen dann nur im Posteingang und -Ausgang der jeweiligen Sachbearbeiter. Eine zentrale Ablage ist nicht gegeben.
  5. Um Bestellungen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen und erneut aufrufen zu können, ist in vielen Fällen eine aufwendige Suche notwendig, wenn keine zentrale Ablagestelle und definierte Archivierung vorgegeben ist.

Transparenter und automatisierter Verarbeitungsprozess von Kundenbestellungen mit der orderingLINE von flowDOCS

Sieht Ihr Prozess rund um eingehende Kundenbestellungen ähnlich wie oben beschrieben aus? Dann kann die orderingLINE Ihren Prozess um ein Vielfaches verschlanken, automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten. Mit Hilfe der in SAP-integrierten freiform-Erkennung findet der gesamte Verarbeitungsprozess in Ihrem SAP-System statt. Neben der Vermeidung von Systembrüchen, einer gesteigerten Prozesssicherheit, durch die Ihnen keine Kundenbestellungen mehr verloren gehen, wird der Prozess automatisiert und alle Bestellungen strukturiert in SAP abgelegt.

Die wichtigsten Funktionalitäten der orderingLINE

  • Ihre Mitarbeiter erhalten über das workCENTER jederzeit eine klar strukturierte Übersicht über alle eingegangenen Bestellungen Ihrer Kunden. Diese können dann direkt von den zuständigen Personen bearbeitet und geprüft werden.
  • Fertig bearbeitete Bestellungen werden automatisch zentral im SAP-System abgelegt und können zu einem späteren Zeitpunkt schnell aufgefunden und bei Bedarf nachbearbeitet werden.
  • Sollte ein interner oder externer Klärungsbedarf bezüglich einer eingegangenen Bestellung bestehen, können mittels der Korrespondenzfunktion direkt in und aus dem SAP-System E-Mails versendet werden.
  • Mit der orderingLINE können Sie ganz flexibel unterschiedlich eingehende Bestellformate verarbeiten. Ob per Post, E-Mail, als beleghaftes oder anderes elektronisches Format (wie z. B. XML, iDOC, uvm.), sprechen Sie uns an und wir stellen Ihre gängigsten Formate zur Verarbeitung ein.

Effiziente Erweiterungen für die orderingLINE

Um die orderingLINE an Ihre Gegebenheiten anzupassen, gibt es mehrere Möglichkeiten diese effizient zu erweitern. Wir stellen Ihnen die zwei wertvollsten Erweiterungen hier direkt vor:

mailHANDLER: Zum Erkennen und Verarbeiten der per E-Mail eingehenden Kundenbestellungen wird der so genannte mailHANDLER benötigt. Nicht jedes Unternehmen erhält seine Bestellungen per E-Mail, jedoch empfehlen wir unseren Kunden den mailHANDLER wärmstens weiter, wenn der größte Teil der Bestellungen über den Mailverkehr eingeht.

Positionserkennung: Bei einem sehr hohen Bestellvorgang lohnt es sich bei vielen Unternehmen, diese “wortlos durchzuwinken”. Eine Dunkelbuchung kann den Verarbeitungsprozess um ein Vielfaches beschleunigen. Mit der Integration der Positionserkennung haben sie die Möglichkeit, Bestellungen noch effizienter dunkel zu buchen. Selbst bei Dunkelbuchungen mit vielen definierten Bedingungen, die dafür notwendig sind, können Bestelldokumente fehlerfrei erkannt werden. Laden Sie sich gerne das Factsheet zur Positionserkennung herunter und erfahren Sie mehr über die Funktionalitäten und den detaillierten Ablauf einer Positionserkennung.

>> Hier Factsheet zur Positionserkennung kostenfrei herunterladen

So könnte Ihr Verarbeitungsprozess für eingehende Kundenbestellungen aussehen

Der nachfolgende Prozess zeigt Ihnen ein Beispielszenario auf, wie Ihr Verarbeitungsprozess der Kundenbestellungen mit der orderingLINE aussehen könnte:

  1. Eingang der Kundenbestellung: Zunächst erhalten Sie eine Kundenbestellung. Diese kann elektronisch, digital oder auf Papier über den Postweg bei Ihnen eingehen. Bei eingehenden Kundenbestellungen über den Postweg muss diese gescannt werden, damit sie digital vorliegt und an das SAP-System übergeben werden kann. Mit Hilfe des mailHANDLERs können Ihre Bestellungen als solche im E-Mail-Postfach erkannt werden und ebenfalls an das SAP-System gesendet werden.
  2. Datenerkennung & Validierung: Mit der in SAP integrierten freiform-Erkennung sowie dem angebundenen OCR-Server können die nach SAP übermittelten Daten interpretiert und validiert werden. Dies geschieht über eine Einzelzeichenerkennung. Mit dem Einsatz der Positionserkennung können diese Zeichen 100% fehlerfrei und effektiv erkannt werden.
  3. Nachbearbeitung und Einleitung Workflows: Wenn Sie gewisse Bedingungen für eine Dunkelbuchung, also direkte Buchung ohne manueller Überprüfung, definiert haben, ist hier der Verarbeitungsprozess abgeschlossen. Sollte jedoch eine Nachbearbeitung erwünscht, bzw. gefordert sein, erhalten Ihre Sachbearbeiter im so genannten workCENTER der orderingLINE eine übersichtliche Nachbearbeitungsoberfläche. Nun können zuvor festgelegte Vorgänge automatisch gestartet werden oder manuell ein Workflow eingeleitet werden.
  4. Vorgangsklärung mit Korrespondenzfunktion: Individuelle Rabatte an Kunden verteilen? Das ist hier jetzt manuell möglich. Per E-Mail direkt aus dem SAP-System können wichtige Klärungsworkflows eingeleitet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit über die Korrespondenzfunktion direkt mit dem Besteller in Kontakt zu treten.
  5. Anlage des Auftrags und Archivierung: Alle Vorgänge und Dokumente werden gesammelt im SAP-System unter einem zentralen Bestellauftrag abgelegt. Für ein späteres und schnelleres Auffinden im SAP-System können die abgelegten Aufträge per Filter gesucht werden.

Mit der orderingLINE erhalten Sie einen rund um transparenten und automatisierten Verarbeitungsprozess von Kundenbestellungen direkt in Ihrem SAP-System. Dieser kann ganz standardmäßig von uns implementiert, jedoch auch komplett individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. Ganz nach den Bedürfnissen und der Organisation in Ihrem Unternehmen. Besuchen Sie gerne unsere Website für mehr Informationen oder kontaktieren Sie uns für ein erstes Beratungsgespräch durch unsere SAP-Consultants.

Über den Autor

Katharina Lutz

Durch einfach erklärtes Fachwissen möchte ich unseren Lesern die Welt der SAP-Technologien und der Digitalisierung näher bringen.

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