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offeringLINE – automatisierte Bearbeitung von Lieferantenangeboten direkt in SAP

offeringLINE – automatisierte Bearbeitung von Lieferantenangeboten direkt in SAP

Gerade in mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen ist es sehr zeitaufwändig, alle Angebote von Lieferanten manuell zu prüfen und zu bearbeiten. Häufig ist es in Unternehmen so, dass Anfragen, die an Lieferanten rausgehen, lediglich in einer Excel-Liste oder lokal in einer Tabelle gepflegt werden.

Angebote, die dann von verschiedenen Lieferanten eingehen, werden ebenfalls nur in Excel verglichen und gepflegt. Erst im nächsten Schritt, wenn es zur Bestellung kommt, wird das ERP-System genutzt. Dieser Prozess ist nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch unübersichtlich und fehleranfällig, da er nicht durchgängig systemgestützt abläuft.

Sie sind auf der Suche nach einer Softwarelösung, die Sie bei Ihrer Lieferantenauswahl und der Verwaltung und Bearbeitung von Angeboten direkt in SAP unterstützt?

Mit der offeringLINE by flowDOCS wird der Prozess der Angebotsprüfung und -bearbeitung automatisiert. Dank der systemgestützten Belegerkennung und Anfragenzuordnung wird der Vorgang direkt im SAP-System erfasst. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über den Prozess der offeringLINE und welche Vorteile sich dank der Lösung für Ihr Unternehmen ergeben.

Systemgestützte Belegerkennung und Anfragenzuordnung

Der Prozess startet mit dem Bedarf im Einkauf und der dazugehörigen Anfrage. Verschiedene Lieferanten nutzen unterschiedliche Kanäle, um ihre Angebote zu versenden. Angebote, die auf dem Postweg im Unternehmen eingehen, werden gescannt und können mithilfe der OCR-Software, die für das Auslesen der Zeichen aus den gescannten Belegen verantwortlich ist, über die entsprechende Transaktion direkt in die offeringLINE eingespielt werden.

Gehen Angebote, wie in einem Großteil der Fälle üblich, via E-Mail mit angeheftetem PDF-Dokument ein, ist es mit dem Modul mailHANDLERpdf möglich, die PDF-Dokumente zu überprüfen, zu extrahieren und ohne weitere Interaktion in den offeringLINE-Prozess zu übernehmen.

Im ersten Schritt ermöglicht die offeringLINE das automatische Zuordnen der Angebote zu den angelegten Anfragen. Für die spätere Zuordnung sind hier die Anfragenummer, die Submissionsnummer, das Anfragedatum und die Anfragefrist wichtig. Anhand der von SAP erstellten Anfragenummer erfolgt dann die richtige Zuteilung der erhaltenen Angebote.

Übersichtliche Darstellung und Bearbeitung der Vorgänge

Damit Sie zu jeder Zeit einen Überblick Ihrer erhaltenen Angebote haben, werden Ihnen diese als WorkItem im monitoringCENTER dargestellt. Hier erhalten Sie unter anderem Infos über den Status der Anfrage, den aktuellen Bearbeiter, die Angebotsfrist, die Lieferantennummer sowie den Brutto- und Nettobetrag.

Zu bearbeitende Vorgänge werden Ihnen im workCENTER der offeringLINE angezeigt. Dabei werden alle Vorgänge dem richtigen Sachbearbeiter aus der jeweiligen Einkäufergruppe zugeordnet, sodass eine manuelle Prüfung, welcher Bearbeiter welchen Vorgang übernimmt, nicht mehr notwendig ist. Dank umfassender Filterfunktionen kann schnell selektiert werden, welche Vorgänge mit Priorität bearbeitet werden müssen.

Jeder Sachbearbeiter kann sich über das Layout einen eigenen Spaltenaufbau definieren oder es wird ein genereller Standard im Unternehmen festgelegt. Während der Bearbeitung eines Vorgangs ist dieser für andere Sachbearbeiter gesperrt. Für den Fall, dass mehrere Sachbearbeiter einer Einkaufsorganisation angehören, wird somit vermieden, dass ein Vorgang doppelt bearbeitet wird.

Ist es notwendig, dass ein anderer Sachbearbeiter einen Vorgang übernimmt, kann dieser direkt im workCENTER weitergeleitet werden. Das spart umständliche Kommunikationswege und sorgt dafür, dass jeder Sachbearbeiter stets weiß, welcher Vorgang von ihm bearbeitet werden soll.

Vorgänge inside SAP kontrollieren und abschließen

Sobald ein Vorgang im workCENTER ausgeführt wurde, öffnet sich der validationDESK, eine weitere Transaktion, um Vorgangsinformationen zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ergänzen. Hier können Informationen, die im System falsch hinterlegt sind oder fehlerhaft übertragen wurden, direkt korrigiert oder ergänzt werden.

Die Daten aus dem validationDESK werden nun in die SAP-Transaktion übergeben. Dank der Positionserkennung werden die tatsächlich angebotenen Positionen von den Positionen in der Anfrage separiert – Preise und Mengen werden dabei automatisch erkannt. Nun wird der Vorgang im validationDESK abgeschlossen und bekommt im workCENTER den Status „Verarbeitet“. Natürlich ist es möglich, abgeschlossene Vorgänge im Nachgang auch erneut aufzurufen.

Praktische Korrespondenzfunktionen erleichtern hier die Kommunikation mit den Lieferanten. So kann beispielsweise im Fall der Ablehnung des Angebots eine automatisierte Absage direkt aus dem System heraus versendet werden. Die E-Mail-Adresse des Lieferanten wird aus dem Kundenstamm gezogen. Betreff und Text der E-Mail können basierend auf einer Vorlage automatisch generiert und sprachspezifisch gesteuert werden.

Nachdem die E-Mail versendet wurde, wird diese Korrespondenz am angelegten Auftrag archiviert, sodass zu jeder Zeit ein vollständiger Überblick von Bearbeitungsstatus und Kommunikation mit dem Lieferanten gegeben ist.

offeringLINE – Ihre Vorteile im Überblick

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen: Die offeringLINE ist eine technische Komponente innerhalb von SAP. Sie unterstützt und automatisiert den Geschäftsprozess der Angebotsprüfung und -bearbeitung soweit dies gewünscht ist.
  • Anfragezuordnung durch die freiform-Erkennung: Mit Hilfe der systemgestützten Belegerkennung und Anfragezuordnung wird die Angebotsprüfung und -bearbeitung direkt im SAP-System ermöglicht. Dank der integrierten freiform-Erkennung kann ein Angebot automatisiert einer Anfrage zugeordnet wird.
  • Vorgangsnachbearbeitung durch Sachbearbeiter: Im validationDESK können die Vorgänge nun durch den Sachbearbeiter kontrolliert, ergänzt oder korrigiert werden. Wurden Informationen ggf. fehlerhaft übertragen, können die Bearbeiter diese korrigieren. Außerdem können sie Informationen oder Werte nachpflegen, die für die Angebotserstellung wichtig sind.
  • Dokumentation des gesamten Prozesses: Da der gesamte Angebotsprozess im SAP-System dokumentiert ist, kann er zu jeder Zeit abgerufen werden. So haben Sie stets einen vollständigen Überblick Ihrer Anfragen, Angebote und aktuellen Bearbeitungsstände.
  • Praktische Zusatzfunktionen: Der Standardprozess der offeringLINE lässt sich je nach Bedarf auch erweitern. Zum Beispiel auch mit der Option der Einführung eines Angebotsvergleichspiegels. Damit ist es möglich, die Angebote mehrerer Lieferanten systemgestützt mit den Anforderungen im Einkauf abzugleichen und so die Lieferantenauswahl zu optimieren.

Sie interessieren sich für die offeringLINE, um einen schnellen und ganzheitlichen Prozess für die Bearbeitung Ihrer Lieferantenangebote zu schaffen? Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten.

Über den Autor

Lina Schaefer

Durch Einblicke in aktuelle Themen der IT sollen Trends & Entwicklungen durch unsere Beiträge leichter verständlich und für jeden zugänglich gemacht werden.

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