ZUGFeRD / X-Rechnungen / e-Invoicing – SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung

In Zeiten der Digitalisierung ist Prozessautomatisierung in nahezu allen Unternehmen ein enorm wichtiges Thema. Die wohl häufigsten Gründe, Unternehmensprozesse zu automatisieren, sind Zeitersparnis, Kostenreduktion und damit einhergehende Wettbewerbsvorteile. Allerdings gibt es auch Prozesse, die aufgrund gesetzlicher Regelungen angepasst und automatisiert werden müssen.

Ab dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die den Bund oder öffentliche Behörden beliefern, verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form, als sogenannte E-Rechnung zu erstellen. Dabei bietet die E-Rechnung erhebliche Vorteile für Unternehmen. Gerade was die Zusammenarbeit mit den Behörden betrifft, wird so europaweit und in zahlreichen Ländern ein einheitlicher Fahrplan für die digitale Zukunft geschaffen.

Nicht nur Arbeitsaufwand und Kosten für die Rechnungslegung sind bei der E-Rechnung erheblich geringer. Elektronische Rechnungen werden auch deutlich schneller bezahlt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen die elektronische Rechnungserstellung bereits erfolgreich nutzen. Unternehmen, die noch kein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen verwenden und mit Behörden zusammenarbeiten, haben noch bis Ende November Zeit für die Umstellung.

Natürlich sind E-Rechnungen für jedes B2B-Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und empfängt – unabhängig von der Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen. Das Potential der elektronischen Rechnungen wird besonders deutlich, wenn Unternehmen diese direkt in ihrem SAP-System erstellen und versenden können.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie von dem elektronischen Rechnungsaustausch und der automatisierten Rechnungserfassung in Ihrem Unternehmen profitieren.

ZUGFeRD – ein Format für Mensch und Maschine

Bei dem Zusammenschluss FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein Bündnis verschiedener Institutionen, das sich mit der Entwicklung des ZUGFeRD-Formats das Ziel gesetzt hat, die öffentliche Verwaltung zu vereinfachen.

Öffentliche Behörden arbeiten mit zahlreichen Unternehmen zusammen und dementsprechend müssen täglich sehr viele Rechnungen bearbeitet und verwaltet werden. Um die Fehleranfälligkeit und den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten, sollen Rechnungen in elektronischem Format eingehen und versendet werden, sodass eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird.

Die Abkürzung „ZUGFeRD“ steht dabei für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland und bezeichnet ein computertechnisches Format für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, dessen Dokumente gleichermaßen von Menschen und Maschinen gelesen werden können. Das maschinenlesbare XML-Format wird mit dem PDF-Format kombiniert.

Im Gegensatz zum PDF-Format, welches den Rechnungsinhalt lediglich für Menschen sichtbar aufbereitet, gewährleistet das XML-Format eine maschinelle Lesbarkeit. Das gelingt dank einer über das XML-Format erstellten Struktur, die durch einen Algorithmus automatisch erfasst werden kann.

E-Rechnungen direkt in SAP erstellen und übertragen

Neben dem ZUGFeRD-Format stößt man im Rahmen der EU-Richtlinie zu elektronischer Rechnungsstellung auch immer wieder auf den Begriff X-Rechnung. Doch worin genau liegt der Unterschied zwischen ZUGFeRD und X-Rechnungen? Die Datenstruktur beider Formate basieren auf der Norm EN 16931 und können daher für den Rechnungsversand an öffentliche Behörden genutzt werden.

Das wesentliche Unterscheidungsmerkmal liegt darin, dass X-Rechnungen als reine XML-Dateien lediglich für die maschinelle Verarbeitung bestimmt und für Menschen nicht lesbar sind. Das hybride Datenmodell ZUGFeRD hingegen beinhaltet neben der XML-Datei auch eine für den Menschen lesbare PDF-Datei.

Es wurde bereits deutlich, dass E-Rechnungen nicht nur für Unternehmen relevant sind, die mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes zusammenarbeiten, sondern allgemein viele Vorteile bieten. Der Rechnungsverarbeitungsprozess wird weitgehend automatisiert, beschleunigt und manuelle Fehler werden deutlich reduziert, was enorme Kosteneinsparungen ermöglicht. Rechnungen, die der europäischen CEN-Norm entsprechen, können ganz einfach zwischen Unternehmen übermittelt und bearbeitet werden, ohne dass eine manuelle Datenübertragung oder eine vorherige Absprache bezüglich Form und Struktur der Rechnung nötig ist.

Doch nun stellt sich für Unternehmen die Frage, wie genau die E-Rechnungen erstellt und übertragen werden sollen? Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, ist der effizienteste Weg, die E-Rechnungen direkt in ihrem SAP-System zu erzeugen und diese dann per E-Mail zu übermitteln. Da dies jedoch im SAP-Standard nicht möglich ist, benötigen Unternehmen für die Umsetzung eine geeignete Zusatzlösung, die direkt in SAP integriert ist. So können sich E-Rechnungen direkt in SAP erstellen und versenden lassen. Das hat natürlich den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Daten im SAP-System aufbereitet werden und doppelte Datenpflege, Medienbrüche sowie lange Kommunikationswege vermieden werden.

ZUGFeRD-Rechnungen mit dem SAP-Goldpartner abilis

Die abilis GmbH hat eine ZUGFeRD-/X-Rechnungs-Lösung entwickelt, mit der Rechnungen nach den vorgegebenen EU-Richtlinien über Adobe Document Services erstellt und versendet werden können. Dank dieser Technologie haben Sie die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Versand aus SAP zu individualisieren und beispielsweise den Betreff oder den Text sowie den E-Mail-Empfänger oder E-Mail-Absender an Ihre Kunden anzupassen. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlerquellen und sorgt des Weiteren für eine enorme Verkürzung Ihrer Arbeitsprozesse.

Natürlich entspricht das SAP AddOn vollständig der europäischen Norm EN 16931 und erzeugt die zur Rechnung gehörige XML-Datei im ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931 Format. Damit können die erstellten Rechnungen von allen europäischen Verwaltungen gemäß der Richtlinie empfangen und verarbeitet werden. Anwender haben die Möglichkeit, die XML-Datei für eine X-Rechnung ohne PDF oder die embedded XML-Datei für eine ZUGFeRD-Rechnung basierend auf dem PDF/A-3 Standard zu erzeugen. Dabei erfolgt die Erstellung des ZUGFeRD-Dokuments mittels Adobe Document Server.

Über das SAP AddOn ZUGFeRD / XRechnung / e-Invoicing by abilis wird die Generierung der XML-Datei und die Generierung der ZUGFeRD-Rechnungen über ADS direkt im Druckprogramm integriert. Außerdem werden die Einstellungen für den E-Mail-Betreff, die E-Mailtexte und den E-Mailempfänger im Druckprogramm ermittelt, sodass die ausgehende E-Mail mit entsprechenden Anhängen erstellt und verschickt werden kann. Die generierten Dateien werden von der abilis GmbH mit dem offiziellen ZUGFeRD-Validierer der ZUGFeRD Community geprüft.