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Rechnungen digital abbilden und automatisiert versenden direkt in SAP

Rechnungen digital abbilden und automatisiert versenden direkt in SAP
Schluss mit der Zettelwirtschaft. Ab November 2020 müssen alle Rechnungen von öffentlichen Aufträgen digital im Format einer so genannten “XRechnung” versendet werden. Das hat das Bundeswirtschaftsministerium beschlossen. Dies ist nicht nur ein gutes Zeichen für die Umwelt, sondern auch ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Man sollte meinen, dass wir vorher wieder einen Schritt rückwärts machen durch die Einführung von Rechnungen/Kassenzetteln, die nun sogar bei jedem Bäcker notwendig sind. Jedoch geht es zumindest bei Rechnungen zu öffentlichen Aufträgen voran.
 
Als Vorbild wurde die Gesetzgebung in Italien genommen. Dort ist ein solches Gesetz schon länger im Einsatz. Neben einem ausgelösten Digitalisierungsschub, ist die Akzeptanz von digitalen Prozessen und der elektronischen Datenübermittlung in der Bevölkerung stark angestiegen. Immer mehr Menschen kommen digital zurecht und arbeiten effizienter. Mit dem Verabschieden des Gesetzes soll auch in Deutschland ein regelrechter Digitalisierungsschub ausgelöst werden und auch in öffentlichen Institutionen etabliert werden.
 
Wenn Sie sich nun fragen, was unter einem öffentlichen Auftrag verstanden wird und ob Ihr Unternehmen davon betroffen ist, klären wir Sie im Folgenden gerne auf:
 
In Deutschland werden vermutlich rund 50% der Unternehmen von der neuen Regelung betroffen sein. Denn jedes zweite Unternehmen kann mind. eine Geschäftsbeziehung mit einer öffentlichen Einrichtung/Institution vorweisen. Davon betroffen sind neben Ministerien auch Kitas, Stadtwerke, Krankenhäuser, Sparkassen und ähnliches. Das bedeutet, wenn Ihr Unternehmen mit einer solchen Einrichtung Geschäfte abschließt, muss Ihr Unternehmen Rechnungen digital versenden. Dies reicht von Dienstleistungen bis hin zu einfachen Produktverkäufen. Überprüfen Sie also rechtzeitig, ob Ihr Unternehmen zu der Hälfte in Deutschland gehört, die ab dem 27. November auf digitale Rechnungen umsteigen muss.
 
Jedoch möchten wir nicht nur den betroffenen Unternehmen digitale Rechnungen ans Herz legen, sondern jedem Unternehmen die Vorteile näher bringen und wie Sie durch eine Umstellung nachhaltig profitieren können.

 

Digitale Rechnungen in SAP

Auch mit SAP können Sie Rechnungen digital erstellen, abbilden, archivieren und automatisiert versenden. Diese sind mit einem geringeren Pflegeaufwand verbunden und individuell gestaltbar. In SAP werden digitale Rechnungen als “Elektronische Rechnung” bezeichnet.
 
Zur Unterstützung ihrer Kunden hat SAP im Bereich e-Invoicing das eDocument Framework, bzw. SAP Document Compliance, entwickelt. Dies ist sowohl für SAP ECC, als auch für SAP S/4HANA verfügbar. Mit der Lösung sind SAP-Kunden in der Lage, sämtliche Anforderungen der Rechnungsstellung anderer Länder umzusetzen. Dabei werden alle Dokumente aus den Bereichen Rechnungswesen, Vertrieb und Logistik mit Hilfe des Frameworks in e-Rechnungsformate umgewandelt. Durch den Einsatz des SAP Application Interface Frameworks können die generierten Dokumente in das jeweilig benötigte Zielformat konvertiert werden. In Deutschland wäre das das gewünschte XRechnungs-Format.
 
Funktionsweise in SAP: Den Versand von Rechnungen starten Sie mit der Transaktion “Elektronische Rechnung erzeugen”, bzw. als Massenversand ebenfalls über “Elektronische Rechnung erzeugen”. Kontrollieren können Sie den Versand durch die Transaktion “Überwachung der Datenaustausch-Aufgaben”.


Vorteile

  • Sinkender Papierverbrauch: Der große Wust an Papierkram hat durch das Versenden von digitalen Rechnungen und deren Archivierung definitiv ein Ende.
  • Weniger manueller Aufwand: Zudem sparen Sie sich den manuellen Aufwand der Informationsablage sowie das postalische Versenden.
  • Geringere Fehlerquote: Eine automatisierte Rechnungserstellung und automatisierter Versand reduziert zusätzlich die Fehleranfälligkeit, die wiederum bei manueller Arbeit vorkommen kann.
  • Alles an einem Ort: Schaffen Sie durch das digitale Erstellen von Rechnungen eine zentrale Ablagestelle, die für jede berechtigte Person einsehbar ist.
  • Schnelle Suche möglich: Durch die elektronisch archivierten Rechnungen wird Ihnen eine enorm schnellere Suche nach Informationen ermöglicht. Somit können Sie schneller an Informationen gelangen, wenn beispielsweise Rechnungen erneut angefragt werden oder Kosten erneut überprüft werden müssen.
  • Kosten sparen: Sparen Sie direkt spürbare Kosten im Bereich der Druck- und Frankierkosten. Zudem können Ihre Personalressourcen in der Buchhaltung anderweitig genutzt werden. Das Kuvertieren und Archivieren von Informationen wird durch den Versand von elektronischen Rechnungen nicht mehr benötigt.
  • Kürzere Prozesse: Verteilen Sie die elektronische Rechnung einfach online in Ihrem Dokumenten-Management-System oder per Mail zur internen Freigabe.
  • Schnellere Bezahlung: Elektronische Rechnungen werden häufig zügiger bezahlt. Sie gelangen schneller zum Empfänger und landen somit auch direkt auf dem Tisch der zuständigen Person.
  • Direkte Rechnungszustellung: Ohne Zeitverzug wird die Rechnung an den Empfänger gesendet und quasi in “Echtzeit” empfangen. So können lange Wartezeiten vermieden und überfällige wichtige Informationen schneller übermittelt werden. Arbeiten Sie also unabhängig von der Post und vermeiden Sie längere Wartezeiten, wenn beispielsweise in einer Woche Feiertage in Ihrem aber nicht im Bundesland des Empfängers anfallen.
  • Profit für Rechnungsempfänger: Von den digitalen Rechnungen profitiert nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch der Rechnungsempfänger. Alle aufgelisteten Vorteile gelten auch für die Empfängerinstitution.
  • Automatisierte Verarbeitung: Profitieren Sie durch eine automatische Eingangsrechungsverarbeitung. Sie können Daten einfacher in andere Programme einpflegen und weiterverarbeiten.

Optimieren und Digitalisieren Sie mit uns Ihr Finanz- und Rechnungswesen und stellen Sie sich jetzt schon auf die Gesetzeslage ab November 2020 ein. Gerne unterstützen wir Sie in den Bereichen SAP FI/CO bzw. S/4HANA Finance. Neben unseren Support-Leistungen stellen wir Ihnen auch nützliche SAP AddOns zur Verfügung, mit denen Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Gesetzeslage sind.

Über den Autor

Katharina Lutz

Durch einfach erklärtes Fachwissen möchte ich unseren Lesern die Welt der SAP-Technologien und der Digitalisierung näher bringen.

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